Контроль отрицательных остатков

Главная Блог В помощь бизнесу
Контроль отрицательных остатков
Рейтинг: 5

В учете ТМЦ, особенно при большой номенклатуре и большом количестве остатков, иногда возникают ошибки, которые приводят к отрицательным остаткам по запасам.

Отрицательные остатки сигнализируют о беспорядке в складских процессах или в документообороте с поставщиками и покупателями. В результате управленческие и торговые отчеты показывают ерунду – вы не знаете, сколько и какого товара заказывать, не можете правильно посчитать прибыль, убытки, себестоимость товаров. А верный расчет себестоимости играет одну из важных ролей при оценке рентабельности организации.

Поэтому, очень важно постоянно контролировать остатки и своевременно находить и исправлять ошибки в учете, иначе он теряет смысл.

Разберем основные причины появления отрицательных остатков и что с ними делать.

Что такое отрицательные остатки

В жизни отрицательных остатков не бывает. Это понятие связано с ведением учета и является расчетной величиной. Отрицательные остатки означают, что товар продали (или списали), а на остатках он не числился.

Почему появляются отрицательные остатки

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть следующие:

  • Неправильное оприходование товара: ошибка в количестве или в номенклатуре.

    Например, по факту кладовщик или кассир принимает 12 коробок печенья, а по документам поступило 10 коробок. Соответственно в программу заносят чаще всего то, что в документах – т. е. 10 коробок, а на складе появляется 12 коробок.

    Или вместо груш случайно завели яблоки.

  • Пересортица товаров (какого-то товара больше, чем должно быть, а какого-то наоборот, меньше).

    Например, кассир торопится и пробивает вместо сахара белого сахар тростниковый, потому что он выше строчкой в программе. Произошло неправильное списание запасов. Сахара тростникового по остаткам в программе становится меньше, хотя он не продан. А остаток сахара белого в программе становится больше, чем фактический остаток на складе.

    Также пересортица образуется, когда при поступлении товара вместо одной номенклатуры оприходовали другую.

  • Оформлены документы реализации, а товар не был оприходован.

  • Допущена ошибка в маркировке весового товара.

  • Последняя инвентаризация проведена с ошибками.

  • Воровство.

  • Отрицательный остаток сделан специально.

    Если вы ведете учет в товароучетной программе МТС, то можете разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета, а следовательно и продавать товар в минус.

    Ошибка при этом не показывается. Просто будет числиться минусовой остаток.

    Такую настройку лучше включать временно, в определенных ситуациях, например:


    • когда товар надо продать, но он еще не оформлен или по нему не введены начальные остатки;

    • когда товар надо продать, но он числится на другом складе (или в другом магазине) и нельзя выполнить его перемещение.

Если учет товаров ведется вручную (через excel или тетради), то об отрицательных остатках можно судить только по итогу инвентаризации. И разобраться в причинах будет скорее всего затруднительно.

Исправление отрицательных остатков

Если в какой-то группе обнаружен отрицательный остаток, лучше сразу заняться поиском и исправлением ошибок, и скорректировать остаток. Как исправить положение:

  • Провести локальную инвентаризацию в данной группе товаров. Если причина в пересортице, инвентаризация проводится также в группах аналогичных товаров для поиска несуществующих излишков. Затем один товар приходуется, а другой списывается.

  • Если товар забыли оприходовать при приемке – оприходовать его «задним» числом.

  • Если товар оприходован, но некорректно – исправить или заменить старый документ.

В каждом случае необходимо заново провести документы.

Все бизнес-процессы организации сопровождаются бесконечным созданием и движением документов по каждой операции. В некоторых учетных программах для удобства хранения информации из документов и оперативного получения конкретных данных по любой операции (отчетов) используются всевозможные регистры, иначе – специальные таблицы.

В этом случае есть еще один способ исправления отрицательных остатков – сделать нулевые остатки по нужным учетным регистрам с помощью корректировки регистров. Этот способ применяется, если неправильные остатки обнаруживаются слишком поздно, и исправить их не получается – изменится уже рассчитанная и утвержденная себестоимость.

Что надо сделать: при закрытии месяца очистить остатки, закрыть месяц, а в следующем месяце начать учет заново.

Среди основных регистров, где учитываются остатки по количеству и стоимости, можно выделить три: регистр бухгалтерии, регистр накопления и регистр «себестоимости товаров».

Кстати, бухучет необязательно вести самостоятельно – есть вариант подключить к вашей кассе онлайн-бухгалтерию. Такая услуга есть в МТС Кассе.

Все МТС Кассы уже интегрированы с интернет-бухгалтерией.

Как не допустить отрицательных остатков

Чтобы поддерживать корректные данные в системе учета необходимо:

  • Отладить механизм контроля над приемкой товара. Обязательно заносить в программу количество и стоимость фактически поступившего товара. Ошибки при приемке значительно сокращаются при использовании электронного документооборота.

  • Отладить механизм выбытия товара – списание, продажу, перемещение в другой магазин или на другой склад. Важно, чтобы списывалась одинаковая номенклатура и количество по программе и по факту. Можно установить в программе контроль отрицательных остатков.

  • Навести порядок на складе – провести инвентаризацию. Выровнять фактический остаток всех товаров и их количество по документам.

  • Ежедневно формировать отчетные документы:

    • по товарам с отрицательными остатками;

    • по последнему чеку товара – так выявляются товары без движения.

Для быстрого анализа движений товара без учета себестоимости в некоторых учетных программах существует отчет «Ведомость по остаткам». Удобно, что данные в нем только количественные и не зависят от закрытия месяца и расчета себестоимости. В отчете легко найти и минус по конечному остатку и понять причины возникновения недостач или излишек.

В МТС Кассе для выявления отрицательных остатков есть удобный отчет «Остатки магазина на дату». Далее по проблемным позициям проводится локальная инвентаризация.

Как просто и удобно контролировать отрицательные остатки

Контроль отрицательных остатков удобнее всего осуществлять с помощью товароучетных программ. Например, в ТУ программе МТС можно поставить запрет отрицательных остатков, т. е. запрет на продажу товаров, которых нет на балансе. А если отрицательный остаток сделан специально, то программа просто будет отсчитывать в минус и показывать отрицательное количество. Потом все непринятые товары заносятся на баланс, и остатки выравниваются.

Остатки в товароучетной программе МТС вы видите в режиме онлайн, поэтому сможете оперативно реагировать при обнаружении несанкционированных отрицательных остатков.

Почему предприниматели для автоматизации небольших складов и магазинов выбирают товароучетный сервис от МТС Кассы

Оперативно анализировать и контролировать остатки товаров, продажу, поступление, перемещение, а также упростить все бизнес-процессы организации вам поможет автоматизация торговли.

В товароучетном сервисе от МТС Кассы есть все инструменты для автоматизации склада и автоматизации магазина:

  • Складской учет. Все, что нужно для склада ─ оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек становятся очевидными.

  • Онлайн-контроль за складом и работой сотрудников. Доступен в личном кабинете из любой точки мира – зайти в систему вы можете даже со смартфона. Сокращается количество ошибок и краж.

  • Удобное создание базы данных товаров. При поступлении новой партии в базу надо вносить только новые позиции. Подробно о том, как создавать базу товаров, читайте здесь.

  • Автоматический расчет цены на единицу или группу товаров при постановке на баланс.

  • Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам), себестоимость остатков магазина на дату и другие.

  • Грамотное планирование закупок. Благодаря возможности формировать отчеты по оперативным остаткам в каждой категории товаров вы грамотно планируете закупки.

  • Статистика продаж. Ежедневная оперативная статистика по магазину с ключевыми показателями работы: время открытия и закрытия магазина, выручка, наличные в кассе, суммы выдачи и возвраты.

  • Быстрая инвентаризация без закрытия магазина. Достаточно отсортировать остатки по выбранным категориям товаров, выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактом. По итогам инвентаризации составить акт списания или оформить пересортицу.

  • Автоматизация документооборота. Оформление всех необходимых документов, в т. ч. для ЕГАИС, ФГИС «Меркурий» и систем маркировки. Автоматическое внесение данных поставщиков и покупателей в базу, удобный поиск в справочнике.

  • Онлайн-бухгалтерия. Есть интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.

  • Маркетинговые инструменты. Программы лояльности, скидки, акции и другие инструменты для повышения продаж.

  • Полный цикл работы с ЕГАИС, маркировкой и ФГИС “Меркурий”.

  • Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через интернет, то при подключении МТС Кассы к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.

Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах (магазинах) и своевременно исправлять их. Некорректные остатки создают много проблем для оперативной работы и часто становятся причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и других важных показателей.

Дата публикации: 17.05.2021

Оценить:





МТС Касса 5А LS
МТС Касса 5А LS
Сканирует Data Matrix, QR-код и любой другой штрихкод за 0,1 секунду при любом освещении и даже в полной темноте
Эквайринг
Экономьте на эквайринге
Безналичный расчет через СБП на МТС Кассе со ставкой 0,4-0,7%
Аренда
Два месяцааренды кассы за полцены
Арендуйте МТС Кассу и платите за нее в два раза меньше
Скидка 25%
Скидка 25%на б/у кассы
МТС Касса 5” и МТС Касса 7” со скидкой 25%. Гарантия
Касса на прокат
Делаем скидку
при аренде 3-х и более касс

Читайте также


Инвентаризация товарных запасов
Инвентаризация остатков на складе – это один из способов контроля торговли. Проводят ее уполномоченные сотрудники или собственник бизнеса.
Как вести учет товаров в розничной торговле
Итак, вы открыли розничный магазин и теперь разбираетесь с вопросом, как вести товарный учет. Ведь от правильного ведения учета зависит судьба бизнеса. Как показывает статистика, ошибки в подсчетах зачастую приводят к серьезным денежным потерям и даже банкротству.
Комплексная автоматизация склада
Сегодня склад и складские помещения есть даже у небольшого бизнеса. Многие предприниматели по привычке продолжают вести учет товаров в тетрадях и таблицах Ecxel. Но если дела компании начинают идти в гору, увеличивается товарооборот – появляются трудности. Обычных человеческих сил не хватает справиться с распределением большого объема товаров, а скорость и качество работы падает. Конечно, можно сколько угодно увеличивать штат сотрудников склада и расширять складское пространство, но от издержек и целого ряда других сложностей это не спасет.
Автоматизация учета розничной торговли
Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то некоторые магазины «у дома» все еще работают по старинке — с тетрадями и калькулятором.
Как контролировать кассира в розничном магазине
Кассиры часто исполняют обязанности директора магазина (особенно если у вас небольшой магазин в одном из регионов России). Если вы хотите превратить свой магазин в прибыльный, то вам необходимо контролировать кассира. А это значит проводить проверки кассовых операций и кассовых документов, товарных чеков, вести учет денежных средств, выручки и остатки на складе.

Подпишитесь, и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку МТС Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.