Программа для работы с ЕГАИС ─ продажа пива и маркированного алкоголя

Главная Блог В помощь бизнесу
Программа для работы с ЕГАИС ─ продажа пива и марк...

ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система) была введена для государственного контроля за оборотом алкоголя и борьбы с контрафактом.

Для пивной отрасли, в том числе розничных магазинов, продающих пиво, сделаны определенные послабления в учете алкогольной продукции по сравнению с производителями и продавцами маркированной спиртосодержащей продукции:

  • нет акцизных марок и других требований поштучного учета алкоголя по правилам ЕГАИС 3.0;

  • не надо проводить фиксацию продажи каждой бутылки в инфосистеме.

Но в части подготовки к работе в ЕГАИС требования жесткие и для пивной розницы ─ нужно зарегистрироваться в системе, установить УТМ и использовать товароучетный сервис.

О том как выбрать программу для работы с ЕГАИС расскажем в этой статье. Информация будет полезна продавцам и пива, и крепких алкогольных напитков.

Зачем для работы в ЕГАИС нужна программа учета

Обмен информацией между магазином и ЕГАИС осуществляется через универсальный транспортный модуль (УТМ), который после регистрации в ЕГАИС скачивают в личном кабинете системы.

УТМ предназначен только для передачи информации, через него не получится загружать и отправлять документы. Поэтому нужна специальная программа, которая позволяет это делать.

Самым распространенным решением является товароучетная программа, интегрированная с ЕГАИС. После установки УТМ проводится его настройка с товароучетным сервисом.

Есть ли бесплатные программы для ЕГАИС?

Бесплатных программ нет, как и единой цены на сервисы. Кроме стоимости, решения отличаются возможностями и уровнем автоматизации процессов. Например, есть программы, которые создают за вас возвратные документы поставщику, сравнивают остатки с ЕГАИС, составляют Акты постановки на баланс и списания, формируют алкодекларацию.

Чем больше операций автоматизировано, тем меньше пользователь делает что-то вручную и, следовательно, меньше совершает ошибок. А цена ошибки при нарушении правил работы с алкоголем высока ─ штрафы, согласно ст.14.19 КоАП:

  • 10 ─ 15 тыс. руб. на должностных лиц и ИП;

  • 150 ─ 200 тыс. руб. на организацию.

Кроме выписки штрафов, могут конфисковать продукцию.

Поэтому при оценке программы учета для ЕГАИС сначала изучите возможности сервисов, а уже потом сравнивайте стоимость. Тем более, что цены у разных производителей отличаются несильно.

На что обратить внимание при выборе товароучетной программы для работы с ЕГАИС

Требования к учету пива проще, чем к учету крепкого алкоголя, но очень часто в магазинах продают разные спиртные напитки, поэтому программа должна одинаково хорошо работать со всем ассортиментом.

Продавцам пива нужно выполнять такие требования:

  • принимать документы от поставщиков из ЕГАИС, сверять их с поставкой, подтверждать (полностью или с разногласиями) или отклонять;

  • приходовать продукцию на баланс;

  • списывать реализованное пиво в ЕГАИС Актами на списание;

  • ежеквартально сдавать алкодекларацию.

Продавцы крепкого алкоголя, кроме приемки товара, должны:

  • ставить продукцию на поштучный учет в разрезе марок;

  • фиксировать продажу каждой бутылки в ЕГАИС.

Товароучетная система ─ это не программа для подтверждения накладных, она также должна уметь работать со всеми документами, перечисленными в Приказе РАР от 17.12.2020 № 397, а значит решать как минимум такие задачи:

  • принимать ТТН из ЕГАИС;

  • подтверждать закупки или отправлять Акты разногласий (отказа) в систему;

  • ставить продукцию на баланс;

  • перемещать и списывать алкоголь;

  • запрашивать остатки в ЕГАИС;

  • поддерживать поштучный учет (для крепкого алкоголя).

Без таких возможностей вы не сможете работать по правилам ФСРАР. Если в программе предусмотрены только такие операции, то все остальное придется выполнять вручную. Это потребует много времени и внимания и не исключит ошибок.

Разработчики товароучетных программ чаще всего не останавливаются на базовых функциях, а предусматривают дополнительные возможности для продавцов.

Чтобы было понятно, как это работает, давайте рассмотрим все этапы работы с алкоголем и покажем, что дает правильная автоматизация на примере товароучетной системы МТС. Это одно из решений с большими возможностями по доступной цене.

Чтобы узнать подробнее про МТС Учет для ЕГАС, оставьте заявку, наш специалист позвонит вам в ближайшее рабочее время.

Узнать подробнее


Приемка в товароучетной программе

Возможность Что дает

Загрузка ТТН из ЕГАИС как на компьютере, так и на кассе.

  1. Не нужно покупать компьютеры в магазины.

  2. Можно выбрать, где удобнее работать с документами.

Сортировка ТТН по поставщикам, датам и другим признакам.

Быстрый поиск электронных документов.

При приемке ТТН вывод на экран количества единиц измерения (штук, литров) в партии после загрузки накладной.

Можно посчитать бутылки и сразу понять, совпадает ли количество. Для приемки пива этого достаточно.

При приемке же крепкого алкоголя цифры помогают понять, сколько бутылок осталось отсканировать.

При сканировании бутылок во время приемки крепкого алкоголя на экране появляются:

  • подсказки о том, что бутылка просканирована дважды;

  • информация о непроверенных марках после окончания сканирования.

Исключены ошибки при приемке маркированного алкоголя.

Автоматическое создание Актов разногласий или отказа.

После сканирования бутылок программа проверяет все ли марки, которые были в ТТН проверены.

Всё, чего не хватило, например, марка не читалась или бутылок не оказалось в поставке, заносится в Акт разногласий.

Акт отказа составляется программой в том случае, когда поставщик перепутал получателей или поставил не то, что написано в документах.

Информация передается в ЕГАИС

Быстрое составление возвратных документов без ошибок. В данном случае акты заполняет программа, а не вы. Остается отправить готовые документы поставщику.

Приемка паллетами и ящиками ─ после сканирования штрихкода на упаковке все марки, входящие в партию, встают на баланс.

Экономия времени при приемке крепкого алкоголя, ведь вам не придется сканировать каждую бутылку из заводской партии.

В приемке пива требований к сканированию бутылок нет.

Выборочная проверка ─ можно отсканировать часть бутылок из поставки, и если все в порядке, принять ТТН полностью.

«Доверительная» приемка ─ при желании проверка марок отключается, программа разрешит подтвердить ТТН без сканирования. Лучше использовать на проверенных поставщиках.

Автоматическая постановка на баланс после подтверждения закупок алкоголя.

Крепкий алкоголь будет оприходован в разрезе марок, а пиво ─ количественно автоматически. Вручную ставить на баланс не придется.

Автоматическое создание карточек на новый товар ─ всю необходимую информацию программа подтянет из ТТН, пользователю останется только завести цену.

Не нужно вручную заводить карточки, это экономит время и исключает ошибки.

Также обращайте внимание, настроен ли обмен информацией между товароучетной программой и онлайн-кассой. Например, если данные из товароучетного сервиса не передаются в кассу и обратно, вам придется дважды заводить карточки на товары. А это, во-первых, двойная работа, а во-вторых, выше вероятность ошибок.

Реализация

Если вы продаете разливное пиво, а ваши поставщики составляют ТТН в штуках (кегах), вам надо перед реализацией перевести штучные единицы измерения в литры или порции. Такая возможность может быть в товароучетном сервисе и/или в кассовой программе.

Удобнее, когда вскрытие тары можно проводить на кассе, так как продавец не зависит от сотрудника, который работает в программе для товароучета.

Если такой возможности нет, надо вручную списывать приход в кегах, а потом ставить на баланс литры.

Хранение и учет

Возможность Что дает

Складской учет

После поступления, реализации, списания программа автоматически пересчитывает остаток товара.

Всегда актуальная информация о запасах алкоголя.

Автоматическое создание Акта на списание пива в конце смены на основании продаж в течение дня.

Не придется вручную собирать информацию для Акта списания пива.

До 2021 года продавцы пива обязаны были вести Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, и могли оттуда взять информацию о продажах.

Но с 2021 года Журнал отменили, поэтому надо или автоматизировать составление Акта или вести учет вручную (в Excel).

Автоматическое выравнивание остатков в учете магазина и ЕГАИС. Программа сверяет информацию о запасах в ЕГАИС и торговой точке. В случае расхождения составляет Акты постановки на баланс или Акты списания. Их остается только провести в ЕГАИС.

Не нужно вручную сверять данные между ЕГАИС и учетом магазина и составлять документы.

Отчет со сверкой остатков по старым маркам с ЕГАИС

Понятно, какие бутылки надо перевести на поштучный учет.

Отчетность

У продавцов пива и предпринимателей, реализующих алкоголь в общепите, есть обязанность по подаче алкогольных деклараций. Отчитываться нужно ежеквартально.

Возможность Что дает

Автоматическое создание алкодекларации сразу в нужном формате xml. Программа учитывает все товародвижение и подтягивает данные в алкодекларацию

Подготовка отчетности быстро и без ошибок.

После чего алкодекларацию останется только подписать КЭП и отправить в контролирующие органы через личный кабинет на сайте ФСРАР.

Защита от штрафов

Кроме штрафов за нарушение работы в ЕГАИС по ст.14.19 КоАП, продавцов спиртных напитков могут привлечь к ответственности и по другим причинам. Продвинутая товароучетная система поможет не допустить таких ситуаций.

Штрафы Что делает товароучетный сервис

При розничных продажах позже 23 часов (ст. 14.16 КоАП):

  • 20 ─ 40 тыс. руб. на должностных лиц и ИП;

  • 100 ─ 300 тыс. руб. на юрлиц.

Дополнительно возможна конфискация продукции.

Позволяет установить дни и часы, когда нельзя продавать спиртные напитки.

После чего продавец не сможет пробить на кассе и пиво, и крепкий алкоголь.

За реализацию алкоголя несовершеннолетним (ст. 14.16 КоАП):

  • 100 ─ 200 тыс. руб. на должностных лиц и ИП;

  • 300 ─ 500 тыс. руб. на юрлиц.

При неоднократных нарушениях предусмотрена уголовная ответственность.

Каждый день в кассе появляются подсказка ─ дата рождения покупателя, с которой ему можно продавать алкоголь.

Кассиру не надо ничего высчитывать, только проверить паспорт покупателя.

За продажу алкоголя ниже МРЦ (ст. 14.6 КоАП):

  • 50 тыс. руб. или дисквалификация на срок до 3 лет ─ на должностных лиц;

  • 100 тыс. руб. на организацию.

Программа считывает из ТТН вид продукции, ее крепость и объем, сравнивает цену с МРЦ, установленной законодательством, и предупреждает, если розничная цена в магазине ниже МРЦ.

Пример товароучетной программы со всеми возможностями

Все перечисленные возможности есть в решении от МТС Кассы ─ это одна из самых продвинутых и недорогих программ на рынке. С ее помощью вы практически полностью автоматизируете работу с алкоголем и защититесь от ошибок сотрудников, а значит, от штрафов.

Нужно ли подключать онлайн-кассу к товароучетной программе для ЕГАИС продавцам пива?

Таких требований нет. Пиво, в отличие от крепкого алкоголя, продают как любой другой товар, связь с ЕГАИС во время формирования и выдачи кассового чека не нужна.

Но если интеграция кассы с товароучетным сервисом есть, то преимуществ масса:

  • проще проводить приемку, так как Акты разногласий и отказа создаются автоматически;

  • проще списывать пиво в ЕГАИС ─ вам не придется тратить время на подготовку Акта списания, его формирует программа;

  • алкодекларацию останется только подписать и отправить.

Но если, кроме пива, вы продаете и крепкий алкоголь, подключать кассу к программе для ЕГАИС вам нужно обязательно.

Совет: лучше выбирать кассовую программу и товароучетный сервис от одного производителя, так как при обмене данными между программным обеспечением от разных разработчиков могут быть ошибки.

Поменять кассовую программу и перенести товарную базу достаточно просто, особенно если вы работаете на решении с фискальным регистратором. В этом случае вам нужно только закачать новый кассовый софт на компьютер, ноутбук или планшет, выполнить настройку программы и работать.

Если у вас смарт-терминал, при установке новой программы могут быть сложности, но специалисты обычно находят выход.

Онлайн-касса для ЕГАИС

МТС Касса 9" ЕГАИС

  • Работает на ОС Windows и УТМ можно установить сразу на кассу, а не покупать компьютер.

  • Встроен товароучетный сервис МТС, интегрированный с ЕГАИС. Поэтому принимать ТТН можно прямо на кассе.

  • Весь набор опций для продажи пива.

  • Защищает от штрафов

    • Настройка ограничения по дням и времени продаж

    • Запрет продажи товаров, которых нет на учете

  • Бесплатные обновления под изменения закона.

  • Техническая поддержка 24/7.

  • Подключение и настройка под ключ.

Кстати, работать в товароучетной программе МТС вы можете прямо с МТС Кассы 9. Поэтому покупать и устанавливать ПК не обязательно.

Оставить заявку

Если касса у вас уже есть, мы подключим к ней товароучетную программу МТС, которая полностью автоматизирует работу с ЕГАИС и исключает ошибки персонала. Оставьте заявку, и наш специалист позвонит вам в ближайшее время.

Еще один важный критерий выбора товароучетного сервиса ─ техподдержка

При выборе программы для работы в ЕГАИС уточните график работы техподдержки, способы обращения, и надо ли за нее платить отдельно.

Бывают, например, такие варианты графиков:

  • круглосуточно, без выходных;

  • только в рабочие часы, с выходными и праздниками;

  • бесплатно в определенное время, обращения в другие часы надо оплачивать.

Возможные способы обращения:

  • email;

  • чат;

  • телефон, в том числе горячая линия.

Специалисты техподдержки некоторых компаний подключаются удаленно, чтобы быстрее решить проблему.

Что касается цен, стоимость поддержки колеблется от «бесплатно» до 900 руб. в месяц.

Если, кроме алкоголя, вы продаете табачную продукцию

В этом случае обратите внимание, как в товароучетной программе и онлайн-кассе организована работа с маркированными товарами, придется ли устанавливать дополнительные приложения и доплачивать за них.

Решения по маркировке делятся на три вида:

  • только продажа;

  • полный цикл ─ от приемки документов до продажи;

  • гибкие решения ─ полный цикл подключается по желанию.

Еще есть разница в организации работы. В каких-то товароучетных программах работа со всеми информационными системами (ЕГАИС, маркировка, ФГИС «Меркурий») организована в режиме «одного окна», а в некоторых ─ для каждой системы свое приложение.

МТС Касса ─ гибкое решение для работы с маркированными товарами. Вы сами решаете, что вам нужно подключить: только продажи или полный цикл, в который входят приемка документов из ЭДО и товарный учет. Вы можете начать с продаж, а со временем добавить работу с документами. При этом ничего дополнительно устанавливать не придется, просто продолжите работу, но уже с дополнительными возможностями.

Работа с ЕГАИС, системой маркировки и ФГИС «Меркурий» в МТС Кассе организована по принципу «одного окна», поэтому вам не придется переключаться между разными программами.

Подробнее о маркировке табака читайте в статье «Розничная торговля табачными изделиями».

Выводы

Розничные продавцы любого алкоголя должны зарегистрироваться в ЕГАИС и установить товароучетную программу. Сервисы бывают разные ─ с минимально необходимой функциональностью и с широкими возможностями, когда большинство операций автоматизировано, и ошибки сведены к минимуму.

Поскольку отказаться от использования товароучетного сервиса нельзя, лучше выбрать решение, которое будет помогать, а не усложнять работу.

Готовы ответить на ваши вопросы. Оставьте заявку.

Нужна консультация

Читайте также


ЕГАИС для продажи пива в розницу
С 1 апреля 2021 по 31 августа 2022 года будет проводиться эксперимент по маркировке пива и пивных напитков (Постановление от 17.02.2021 № 204). После этого, скорее всего, изменят правила работы с такой алкогольной продукцией.
Как заполнить и сдать алкодекларацию
Федеральным законом № 171-ФЗ «О госрегулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции...» для участников рынка установлена обязанность подавать декларации об обороте алкоголя.
Как подключить ЕГАИС для продажи крепкого алкоголя и пива
Государственный контроль за оборотом спиртосодержащей продукции осуществляется с помощью ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системы).
Поштучный учет алкоголя
Полный переход на поштучный учет алкогольной продукции в ЕГАИС произойдет с 1 августа 2021 года.
Автоматизация учета розничной торговли
Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то некоторые магазины «у дома» все еще работают по старинке — с тетрадями и калькулятором.

Подпишитесь, и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку МТС Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.