Как подключить кассу: пошаговая инструкция по установке онлайн-кассы

Наличие онлайн-кассы - первоочередное требование закона 54-ФЗ. Его неисполнение грозит предпринимателю штрафами и приостановкой деятельности. Есть исключения  — отрасли, в которых онлайн-кассы не обязательны. Они перечислены в статье 2. Если вы не попадаете под эти условия, читайте нашу статью, чтобы в соответствии с законом выбрать, подключить и настроить онлайн-кассу.

Этап 1. Правильный выбор онлайн-кассы

Расскажем, как выбрать онлайн-кассу: чтобы она соответствовала закону, выполняла все нужные для вашего бизнеса функции и была удобной в работе. Если касса у вас уже есть, переходите к следующему этапу.

1. Убедитесь в соответствии кассовой техники требованиям 54-ФЗ:

• модель ККТ должна быть из реестра Федеральной налоговой службы;

• если вы продаете маркированную продукцию, учитывайте требования, которые предъявляет закон для этой категорией товаров:

  • касса должна уметь распознавать код маркировки,
  • формировать пометку о маркированном товаре в чеке,
  • отправлять данные о выбывших кодах при продаже в ОФД и в государственную информационную систему Честный знак,
  • иметь действующий формат фискальных данных.

  Подробнее о требованиях при торговле маркировкой изложено в пункте 1.1 статьи 4 закона 54-ФЗ.

2. Определитесь с видом кассового оборудования.

   Кассовая техника делится на:

   • Автономные кассы —  прибор с кнопочным управлением и маленьким экраном. Подходит для небольших организаций в сфере услуг. Существенный минус автономок — возможность работать только с ограниченным ассортиментом товаров. В автономной кассе нет функционала для продажи маркировки,  автоматических обновлений и автоматизации товарного учета. 
   • Фискальный регистратор (ФР) — принтер для печати кассовых чеков с  фискальным накопителем. Удобен для стационарной торговли в магазинах с высокой проходимостью. У него нет клавиатуры и экрана — устройство работает  только при подключении к ноутбуку, телефону или компьютеру с кассовой программой.
   • Смарт-терминал — кассы в виде планшета с сенсорным экраном, фискальным накопителем и принтером чеков. К нему вы сможете подключить дополнительное оборудование (сканер штрих-кода, весы, терминал  эквайринга, принтер для этикеток и т.д.). Есть модели с уже встроенным сканером и эквайрингом. Обновления под поправки 54-ФЗ здесь автоматические и бесплатные. Функционал гибко настраивается под специфику вашего бизнеса.
   
   

• Облачная касса —  это кассовая программа,к которой подключается фискальный накопитель.Чеки формируются в электронном виде и отправляются покупателю на имэйл или в смс-сообщении. Облачная касса — оптимальное решение для онлайн-торговли.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, также необходимо приобрести фискальный накопитель (ФН). Он представляет собой небольшое по размеру программно-аппаратное устройство, которое вставляется в кассу как флеш-карта. ФН берет на себя важные функции: шифрование всех фискальных данных и создание специального кода для их проверки. Подробно о том, как выбрать фискальный накопитель, мы писали в этой статье. 

На рынке сейчас большой выбор производителей ККТ.

Предприниматели, которые только начинают свой бизнес могут сэкономить на покупке и взять кассу в аренду или в рассрочку.

Лайтбокс 5″

Экран 5,5”

Печать чека за 6 сек

Встроенный 1D/2D фотосканер

Заказать

Лайтбокс 5А″

Экран 5,5"

Встроенный 1D/2D фотосканер

Встроенный эквайринг

Заказать

Лайтбокс 7″

Экран 7"

Печать чека за 7 сек

Подключение сканера, весов

Заказать

Товароучетная программа Лайтбокс

Ведёт складской учет

Помогает контролировать работу кассира

Составляет более 50 отчетов и анализирует вашу торговлю

Заказать

Касса Лайтбокс 5 PRO

Экран 5,45”

Сканирует любые штрихкоды за 0,1 сек, даже в полной темноте

Встроенный эквайринг

Заказать

Итак, с видом и моделью оборудования вы определились. Чтобы начать работу, не нарушая закон, необходимо заключить договор с ОФД и поставить кассу на учет в налоговой.

Расскажем подробнее, как именно это сделать.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна для для заключения договора с оператором фискальных данных (ОФД), регистрации и последующей перерегистрации кассы в налоговой, для электронного документооборота. Она представляет собой аналог вашей обычной подписи.

Для ее получения предпринимателю следует обратиться в Удостоверяющий центр ФНС. Получить электронную подпись вы можете по предварительной записи в налоговую службу по месту жительства. При себе необходимо иметь паспорт, СНИЛС и специальный носитель, сертифицированный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) или Федеральной службой безопасности (ФСБ) России. Приобрести такой носитель можно у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах.

 Подробная инструкция по получению КЭП есть на сайте налоговой.

Этап 3. Заключение договора с оператором фискальных данных

Зачем нужен оператор фискальных данных (ОФД)? Это своего рода посредник между владельцем бизнеса и налоговой. Оператор принимает, обрабатывает, шифрует и отправляет информацию по всем расчетам в ФНС. Есть случаи, когда ОФД не нужен (статья 2 пункт 7 закона 54-ФЗ).

Предприниматель может самостоятельно выбирать оператора из перечня. Договор заключается сроком на 1 или 3 года, продление обязательно.

Подписать договор с ОФД можно лично или электронным способом. Заключенный договор с оператором также понадобится для дальнейшей регистрации кассового оборудования в ФНС. Для выбора ОФД обязательно убедитесь, есть ли оператор в реестре налоговой службы. Подробно о том, как выбрать ОФД и заключить с ним договор мы писали в этой статье.

Этап 4. Регистрация кассы в ФНС

Форма заявления на регистрацию утверждена приказом налоговой.

Подать заявление вы можете 3-мя способами:

• в личном кабинете на сайте ФНС;

• в личном кабинете ОФД;

• лично в любом территориальном органе налоговой службы.

Пошаговую инструкцию по регистрации онлайн-кассы в ФНС вы можете найти в нашей статье.

Если во время регистрации все данные внесены верно, то в графе «Состояние» в личном кабинете налоговой появится подпись «Присвоен Регистрационный номер ККТ».

После этого проведите фискализацию. Это обязательная процедура при регистрации кассы. После фискализации при продаже товара на чеках будут отображаться необходимые реквизиты, а налоговая будет получать данные о совершенных платежах.

Важно! Провести фискализацию необходимо не позднее следующего рабочего дня с даты подачи заявления на регистрацию кассы.

Фискализацию вы можете пройти через Госуслуги. В процессе потребуется ввести много цифровых параметров:

• заводские номера ККТ и фискального накопителя;

• ИНН организации;

• сведения об ОФД;       

Введение хотя бы одной неверной цифры приведет к тому, что фискальный накопитель станет недействительным и придется купить новый.

В ходе фискализации вы получите регистрационный номер. Введите его в интерфейсе кассы для формирования отчета о регистрации. Этот отчет нужно отправить в налоговую не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера кассы в личном кабинете ФНС.

В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Карточка направляется пользователю из налоговой в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления. Именно с этого момента касса считается официально зарегистрированной, а ее использование становится законным. 

Почему могут отказать в регистрации ККТ:

1. В заявлении на регистрацию есть ошибки.

2. Модели кассы нет  в  реестре ФНС.

3. Модели фискального накопителя нет в реестре фискальных накопителей.

4. Введены неверные сведения в отчете о регистрации кассы.

Этап 5. Подключение и настройка кассы

Онлайн-касса должна быть подключена к Интернету одним из способов: через кабель, мобильный Интернет или Wi-Fi. На самой кассе через настройки необходимо активировать режим передачи данных.

Советы от Лайтбокс:

• Добавьте в кассу ФИО кассиров: так они смогут работать под индивидуальными учетными данными.

• Для корректного учета и реализации номенклатуры необходимо внести в онлайн-кассу товарные позиции.

• Если вы будете работать с алкогольной продукцией, настройте обмен с ЕГАИС, после чего проведите инвентаризацию (фактический пересчет продукции) в магазине — чтобы знать реальные остатки товаров по данным ЕГАИС.

• Для работы с маркированной продукцией необходимо настроить обмен с ЭДО.

• Установите цену продажи поступившим товарам;

• Напечатайте первый чек. Посмотрите, вся ли номенклатура есть в документе. Также зайдите на сайт ОФД и проверьте, поступила ли информация о продаже в личный кабинет.  

Узнать подробнее

Почему предприниматели доверяют Лайтбокс регистрацию и установку кассы

1. Мы заключаем договор с ОФД на 1 или 3 года.
2. Регистрируем кассу в ФНС под ключ. В день обращения и без походов в налоговую.
3. При необходимости проводим регистрацию в системах ЕГАИС и Честный знак.
4. Проводим подключение онлайн-кассы, настройку кассового оборудования и личного кабинета.
5. Обучаем ваших сотрудников работе с кассовым оборудованием

В Лайтбокс вы можете взять онлайн-кассу в аренду за 900 руб./мес или в рассрочку без первоначального взноса и кредитных переплат.

Все кассы Лайтбокс автоматически, своевременно и бесплатно обновляются под поправки закона 54-ФЗ на всех тарифах.

Дополнительные услуги Лайтбокс

1. Мы перерегистрируем кассу и фискальный накопитель когда закончится срок действия или заполнится память ФН.

   Кстати, если вы берете онлайн-кассу в аренду, услуга перерегистрации уже входит в  стоимость тарифа.

2. Оформляем  РКО. Помогаем с выбором банка, подбираем выгодный тариф обслуживания, заключаем договор  РКО без визита в банк.
3. Подключаем эквайринг. Бесплатно рассчитываем тарифы по эквайрингу в 10+ банках и подбираем выгодные условия для вашего бизнеса.
4. Подключаем к Системе быстрых платежей (СБП). Так вы сэкономите на эквайринге, ведь ставка по СБП составляет всего 0,4—1%.
5. Проводим интегрирацию с бухгалтерскии сервисами («Мое дело», Контур.Эльба).
6. Всем пользователям онлайн-касс Лайтбокс доступно  бесплатное приложение «LiteBox. Мой бизнес». Программа позволяет вести удаленный контроль торговли в режиме онлайн. Для просмотра показателей (остатки на складе, продажи, возвраты, сумму выручки и среднего чека, простои продаж)  достаточно установить приложение на смартфон.
7. Переведем ваш бизнес в онлайн-формат: запустим сайт, настроим облачную кассу, организуем доставку.
8. «Лайтбокс в смартфоне» — мобильное приложение для курьеров и службы доставки. С ним вы сэкономите на покупке дополнительного оборудования для каждого выездного сотрудника.

Дата публикации: 27.10.2023