Онлайн-кассы для ЕГАИС и алкоголя

Главная Блог В помощь бизнесу
Онлайн-кассы для ЕГАИС и алкоголя

Государство пристально следит за алкогольным рынком, в том числе за контрафактом. Специально для этого Федеральная служба Росалкогольрегулирования (ФСРАР) разработала ЕГАИС ─ единую государственную автоматизированную информационную систему.

Постепенно работать в ней обязали все звенья алкогольного рынка: от производителей и импортеров до розницы. С 1 ноября 2020 года были введены новые правила. У игроков рынка, особенно розницы, появились новые вопросы. Рассказываем, как работать в ЕГАИС с учетом последних нововведений, и как выбрать «правильную» кассу, чтобы продавать алкоголь было легко и удобно.

Что такое ЕГАИС и как она работает?

ЕГАИС ─ огромная база данных, в которой есть информация о произведенном или ввезенном алкоголе: пиве, других слабоалкогольных напитках и крепком алкоголе, запасах алкогольной продукции у любого участника рынка

В системе обязаны регистрироваться производители, импортеры, оптовики и розница.

Как работает ЕГАИС

  1. Производители получают специальные марки в ФСРАР, импортеры ─ в ФТС (Федеральной таможенной службе), наклеивают их на бутылки. После чего регистрируют выпущенные партии в ЕГАИС с указанием номеров марок.

    Производители пива и других слабоалкогольных напитков не наклеивают марки на продукцию, но должны фиксировать в ЕГАИС выпущенные объемы.

  2. При отгрузке продукции поставщики крепкого алкоголя и пива составляют товарно-транспортные накладные (ТТН) как в бумажном виде, так и в электронном. Документы на бумаге отдают перевозчику, а электронный вариант попадает в ЕГАИС.

  3. Розничные продавцы при получении крепкого алкоголя должны сверить его по наименованию, количеству и по маркам на бутылках с данными в ЕГАИС. Для этого при приемке сканируют каждую бутылку. После проверки магазин принимает поставку полностью или частично, или вообще отказывается от приемки. Информация об этом также направляется в систему ЕГАИС.

  4. Алкоголь выбывает из ЕГАИС после его реализации. Во время продажи крепкого алкоголя, прежде чем выбить чек покупателю, онлайн-касса делает запрос в ЕГАИС. Пробить чек получится только после получения слипа из этой системы.

    Могут быть и другие причины списания, например, бутылка разбилась. В этом случае в магазине составляют акт на списание, который затем фиксируют в ЕГАИС.

    При продаже пива запрос в ЕГАИС не направляется. Но ежедневно нужно списывать все пиво, которое было продано для поддержания актуальных остатков в торговой точке.

Две системы учета: ЕГАИС 2.0 и ЕГАИС 3.0

До 2018 года в ЕГАИС 2.0 был партионный учет алкогольной продукции по производителю и наименованию:

  • маркировка шла на партию, для этого каждой из них присваивался интервал штрихкодов

  • алкоголь принимался розничными магазинами в разрезе партий

  • продажа единицы (бутылки) тоже привязывалась к партии

В 2018 году для более жесткого учета крепкого алкоголя были введены новые правила, которые назвали ЕГАИС 3.0 ─ помарочный, или поштучный учет. Смысл требований в том, что уже не партия, а каждая бутылка крепкого алкоголя «отмечается» в ЕГАИС специальным уникальным цифровым кодом, по которому можно отследить ее движение и местонахождение. Поэтому при приемке алкоголя и при его продаже проверяется каждая бутылка.

Весь 2019 год и до 01.11.2020 у участникам рынка было разрешено работать в обеих версиях ЕГАИС: алкоголь со старыми марками учитывался по правилам 2.0, а с новыми ─ по 3.0.

Чтобы привести все к единым правилам, ФСРАР приняла решение о переходе с 1 ноября 2020 года всех участников рынка на ЕГАИС 3.0. О том, как работать со старыми и новыми марками, расскажем дальше.

Помарочный учет, как и раньше, не распространяется на пиво и другие слабоалкогольные напитки. Они продолжают учитываться по партиям, то есть по системе ЕГАИС 2.0 на первом и втором регистрах.

Как работать в ЕГАИС с крепким алкоголем после 1 ноября 2020 года

Производителям и импортерам больше нельзя поставлять алкоголь со старыми марками. А оптовикам и рознице надо распродать старые запасы со второго регистра.

Нужно ли в розничном магазине переводить запасы, которые находятся на регистре № 2, на первый и третий регистры?

Это делать необязательно. При продаже, как и до 1 ноября, алкоголь, который числится на втором регистре, с него и спишется. Но у магазина не получится передать бутылки между обособленными подразделениями или вернуть поставщику. Перед этим придется поставить алкоголь на первый и третий регистры.

На что еще обратить внимание рознице после 1 ноября?

  1. Внимательно проверяйте поставки: убедитесь, что поставщик отправил вам именно те бутылки, которые указаны в ТТН, и все они находятся на третьем регистре. Если вы примите товар без проверки, можете столкнуться с тем, что поставите себе на баланс марки, перечисленные в накладной, а бутылки будут с другой поставки. Провести такой алкоголь через кассу не получится, придется писать в ФСРАР и объясняться.

    Чтобы помочь рознице и обезопасить ее от ошибок поставщика, некоторые разработчики товароучетных сервисов добавили в программу возможность проверки всех поставок и автоматической фиксации марок на третьем регистре. Это значит, что магазин не будет нести ответственность, если поставщик не перешел на новые правила работы в ЕГАИС.

  2. Если старые марки сканер не считывает, например, они частично стерлись, или вообще утеряны, обращайтесь с официальным запросом в региональное отделение ФСРАР за разрешением списания или за новой маркой.

    Также вы можете воспользоваться функцией товароучетной системы «Запрос нечитаемой марки», если она есть в вашем сервисе. Когда информация на марке затерлась и сканер не может ее считать, через ТУ систему можно запросить в ЕГАИС копию этой марки. После получения ее наклеивают на бутылку, которую продают обычным порядком со второго регистра.

  3. Особое внимание уделите остаткам алкоголя со старыми марками. Если вы еще не провели инвентаризацию таких запасов, обязательно сделайте это в ближайшее время. В случае расхождения остатков с данными ЕГАИС, пишите в ФСРАР, чтобы выровнять учетные и фактические значения.

Как видите, розница активно взаимодействуют с ЕГАИС. Давайте разберем, что нужно для регистрации и работы в этой системе.

Получить бесплатную консультацию

Что нужно розничным продавцам для работы в ЕГАИС

Все необходимое розничным продавцам алкоголя для работы с ЕГАИС можно разделить на две части: платную и бесплатную.

Скорее всего, компьютер с выходом в интернет и операционной системой Windows у вас уже есть. Проверьте, чтобы он соответствовал основным характеристикам, указанным на сайте ФСРАР.

Дополнительно нужно будет купить:

  1. крипто-ключ, например, JaCarta, на который надо записать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для работы в ЕГАИС. Организациям крипто-ключи будут нужны для каждой торговой точки, а ИП только один

  2. 2D-сканер для считывания двухмерного штрихкода при приемке и продаже алкоголя

  3. товароучетную систему (ТУ), которая поддерживает работу в ЕГАИС, так как весь документооборот с ЕГАИС возможен только через ТУ.

Бесплатные, но необходимые шаги:

  1. регистрация в личном кабинете ЕГАИС на сайте http://egais.ru

  2. генерация ключа доступа к личному кабинету

  3. установка и последующее обновление универсального транспортного модуля (УТМ) ─ программы, с помощью которой в ЕГАИС передаются данные про оборот алкоголя. УТМ может быть установлен только на устройство с операционной системой Windows и не совместим с другими операционками.

Как выбрать кассу для продажи любого алкоголя?

Онлайн-касса для продажи алкоголя должна:

  • поддерживать работу 2D-сканера;

  • подключаться к товароучетной системе, которая, в свою очередь, должна быть «заточенна» под взаимодействие с УТМ и ЕГАИС.

  • если вы продаете табачные изделия, то лучше подбирать решения, где предусмотрен полный цикл и для работы с маркировкой, работать в режиме одного окна со всеми товарами гораздо удобнее

Следует учесть, что автономные кассы не поддерживают работу с ЕГАИС из-за своих ограниченных технических возможностей. Следующая тонкость ─ УТМ может работать только на операционной системе Windows. Поэтому для работы с ЕГАИС лучше подойдут аппараты с этой операционкой, например, МТС Касса 9.

МТС Каса 9 ЕГАИС

  • Готовое решение на Windows для продажи алкоголя ─ в комплекте 2D-сканер и фискальный регистратор.

  • Удобный сенсорный экран с диагональю 8,9 дюйма.

  • Поддерживает проводной и мобильный интернет, а также Wi-Fi.

  • Высокая скорость печати чека ─ 3 сек.

  • Подключается к товароучетному сервису, в которм предусмотрен полный цикл работы с ЕГАИС.

  • Бесплатный обновления программного обеспечения.

  • Контроль торговли со смартфона (выручка, деньги в кассе, средний чек) через бесплатное приложение для владельцев бизнеса «МТС Касса.Мой бизнес».

  • Можно купить или взять в аренду.

Заказать


Продажа алкоголя и передача данных в ЕГАИС возможна также и с онлайн-кассой на операционной системе Android. Но в этом случае подключение более сложное, и в целом такое решение обходится дороже.

В любой товароучетной системе «под ЕГАИС» должны быть такие базовые функции:

  • прием ТТН

  • постановка алкоголя на баланс

  • возврат ТТН

  • перемещение, списание продукции

  • запрос остатков в ЕГАИС

  • помарочный учет

Без них соблюдать требования ФСРАР не получится.

Более продуманные товароучетные системы могут закрывать не только базовые потребности в работе с ЕГАИС, но и автоматизировать работу с алкоголем и максимально исключить «человеческий фактор».

Получить бесплатную консультацию

Почему предприниматели выбирают для алкоголя онлайн-кассу МТС

В онлайн-кассах МТС Товарная система с модулем ЕГАИС уже встроена, поэтому устанавливать дополнительные приложения и интегрировать их с кассой не понадобится. К тому же в МТС Кассы встроен полный цикл работы с маркированным табаком.

В товароучетной системе МТС Кассы кроме базовых есть дополнительные возможности, которые помогают работать с ЕГАИС без ошибок и штрафов:

  1. Наглядная приемка товара. Накладные из ЕГАИС через УТМ загружаются в товароучетную программу. На экране сразу видно сколько единиц в партии. Если после сканирования штрихкодов есть расхождения с входящими документами, в программе легко составить «Акт разногласий» и отправить его в ЕГАИС.

  2. «Слепая приемка» ─ прием алкоголя без сканирования марок. Когда эта возможность не используется, товароучетная система потребует отсканировать все марки на поступившем алкоголе. При включенной в настройках «слепой приемке» все марки, отправленные поставщиком, попадут на баланс в полном объеме.

  3. Автоматическое создание карточек на любой алкоголь из данных ТТН, а также тех поставщиков, которых еще нет в базе

  4. Запрет отправлять документы ЕГАИС без сканирования марки ─ система не отправляет в ЕГАИС документы, в которых не указаны марки крепкого алкоголя

  5. Автоматическое выравнивание остатков. В системе удобно проводить сверку остатков алкоголя в магазине и в ЕГАИС. В случае расхождений ТУ программа может самостоятельно создавать Акты списания или Акты постановки на баланс.

  6. Формирование алкодекларации. Готовый документ нужно только отправить в ФСРАР.

  7. Защита от штрафов за счет установки в настройках программы запретов на продажу по датам и времени. Также есть подсказка кассиру, с какой даты рождения можно отпускать алкоголь.


    Про пиво

  8. Вскрытие тары на кассе. При продаже крепкого алкоголя в розлив, товароучетная система отправляет в ЕГАИС документ на списание в момент вскрытия тары. После этого можно еще вести внутренний учет открытого алкоголя. При вскрытии же немаркированного алкоголя (кеги с пивом) в ТУ системе списание формируется при закрытии смены.

  9. Автоматическое создание документов на списание пива и другой слабоалкогольной продукции в конце смены.

  10. Списание пива с нужного регистра. Акт списания с причиной «Розничная реализация продукции» нужно передавать в ЕГАИС вручную. Товароучетная система списывает алкоголь с того регистра, где ведется его учет.

Если вы только выбираете или хотите заменить онлайн-кассу, чтобы продавать крепкий алкоголь или для пиво, внимательно смотрите на функциональность ККТ и возможности товароучетной системы, к которой она подключается Чем больше сложных процессов автоматизировано, тем проще вам будет работать.

Проверьте и такие важные моменты: учитывает ли текущая версия программы ККТ все изменения законодательства, как быстро она обновляется и требуется ли для этого участие пользователя.

На что еще обратить внимание при выборе кассы для ЕГАИС, читайте в статье «10 важных критериев для выбора онлайн-кассы».

Заказать решение для ЕГАИС

Всем ли нужна онлайн-касса для продажи алкоголя?

Да, ККТ нужна всем, кто продаем алкоголь потребителю. И не забывайте выдавать чеки покупателям с реквизитами, установленными 54-ФЗ.

Продавать крепкий алкоголь могут только юридические лица, а вот пиво ─ как организации, так и ИП. Но только на общей и упрощенной системах налогообложения.

На этих налоговых режимах использование онлайн-кассы в торговле обязательно с 31.03.2017. Требования к использованию ККТ при реализации алкоголя есть и в п.10 ст.16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Владелец кассы должен заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать аппарат в ФНС.

Продавать крепкий алкоголь и пиво ПСН нельзя, так как эта деятельность в ст.346.27 и ст.346.43 НК РФ исключена из термина «розничная торговля».

Правила учета крепкого алкоголя в рознице

1. Направляя алкоголь своему заказчику, поставщик размещает в ЕГАИС отгрузочные документы, в которых среди прочих реквизитов перечислены штрихкоды марок со всех бутылок партии. При этом перевозчику вместе с продукцией передается комплект ТТН на бумаге. В этих документах штрихкодов каждой бутылки нет.

Как мы уже писали выше, розничные продавцы весь документооборот с ЕГАИС и регламентированный Ф СРАР учет алкоголя ведут в товароучетной системе.

2. При приемке товара сотрудники магазина подгружают в свою товароучетную систему электронные накладные от поставщика. После чего сканируют весь поступивший алкоголь и фактически проводят электронную сверку с данными, отраженными в накладных из ЕГАИС.

Если этого не сделать и подтвердить накладную в ЕГАИС «не глядя», может получиться, что в торговой точке будет физически находиться та продукция, которая по документам числится за другим магазином. Продать этот алкоголь не получится. А «разрулить» ситуацию можно только через обращение в ФСРАР.

Более того, если проверка контролирующими органами выявит несоответствия, то торгующей организации грозит штраф.

3. Если при приемке продукции будет выявлено несоответствие поступившего алкоголя и данных электронных накладных, сотрудники магазина должны составить Акт разногласий, в котором указать непринятые штрихкоды.

После 1 ноября 2020 года от производителей и импортеров в розницу должен поступать алкоголь только с новыми марками, а оптовики могут еще распродавать запасы со старыми. Поэтому в розничных магазинах пока еще возможны будут запасы со старыми марками. Все остатки продукции должны быть «разложены по полочкам» ─ регистрам, на каждом из которых хранится быть определенная информация:

  • регистр № 1 ─ для учета продукции на складе по партиям

  • регистр № 2 ─ для алкоголя в торговом зале в разрезе наименования и производителя (импортера)

  • регистр № 3 ─ введен в рамках ЕГАИС 3.0. В нем показывается та же продукция, что и на регистре № 1, но каждая партия детализирована до федеральных и акцизных марок по каждой бутылке

С 1 ноября 2020 года основными регистрами для крепкого алкоголя стали первый и третий, именно туда должны приходоваться новые поставки. Все движения продукции отражаются сразу на двух регистрах. Запасы на них должны быть равны.

4. При продаже алкоголя кассир сканирует штрихкод, информация о котором поступает в ЕГАИС на проверку. Если система «признает» данную марку, то в ответ поступает слип-код для печати в кассовом чеке. После этого бутылка с новой маркой списывается с регистров № 1 и 3, а со старой ─ с регистра № 2.

Постепенно второй регистр должен обнулиться.

Получить бесплатную консультацию

Учет пива и других слабоалкогольных напитков

ЕГАИС 3.0 не коснулась правил отражения движения пива. Как и раньше организации и ИП должны:

  • использовать для учета первый и второй регистры

  • подтверждать в ЕГАИС приходную накладную от поставщика (не более 3 дней для города и 7 дней для сельской местности)

  • списывать реализованное за день, чтобы поддерживать актуальность данных в ЕГАИС о запасах в торговой точке

Получить презентацию по решению МТС

Читайте также


10 важных критериев для выбора онлайн-кассы
При выборе онлайн-кассы часто основным критерием становится цена, берут подешевле, думая только о соответствии требованиям 54-ФЗ. Но есть и другие параметры, на которые обязательно нужно обращать внимание.
Что выгоднее: аренда или покупка онлайн-кассы
54-ФЗ обязывает большинство владельцев бизнеса установить онлайн-кассу, но при этом не требует ее покупать. Кассовое оборудование можно взять в аренду.
Автоматизация учета розничной торговли
Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то некоторые магазины «у дома» все еще работают по старинке — с тетрадями и калькулятором.
МТС Касса с Системой Быстрых платежей
МТС Касса добавила способ оплаты через Систему Быстрых платежей (СБП) в онлайн-кассах.
Номенклатура чека изменится с 2021 года
В работе контрольно-кассовой техники грядут изменения – наименование товара в чеке с 2021 года станет обязательным для всех категорий бизнеса. Это серьезная и злободневная тема для предпринимателей. Многие считают требование ненужным и бесполезным, некоторые его просто опасаются.

Подпишитесь, и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку МТС Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.