Онлайн-кассы для ЕГАИС и алкоголя

Государство пристально следит за алкогольным рынком, в том числе за контрафактом. Специально для этого Федеральная служба Росалкогольрегулирования (ФСРАР) разработала ЕГАИС( единую государственную автоматизированную информационную систему).

Постепенно работать в ней обязали все звенья алкогольного рынка: от производителей и импортеров до розницы. С 1 ноября 2020 года были введены новые правила, которые дополнили и уточнили в начале 2021 года. У игроков рынка, особенно розницы, появилось много вопросов. Рассказываем, как работать в ЕГАИС с учетом последних нововведений, и как выбрать «правильную» кассу, чтобы продавать алкоголь было легко и удобно.

Что такое ЕГАИС и как она работает?

ЕГАИС ─ огромная база данных, в которой есть информация о произведенном или ввезенном алкоголе: пиве, других слабоалкогольных напитках и крепком алкоголе, запасах алкогольной продукции у любого участника рынка

В системе обязаны регистрироваться производители, импортеры, оптовики и розница.

Как работает ЕГАИС?

1. Производители и импортеры с 2021 года получают федеральные специальные марки в ФСРАР и наклеивают их на бутылки. После чего регистрируют выпущенные партии в ЕГАИС с указанием номеров марок.
   
   Производители пива и других слабоалкогольных напитков не маркируют продукцию, но должны фиксировать в ЕГАИС выпущенные объемы.

2. При отгрузках поставщики крепкого алкоголя и пива составляют товарно-транспортные накладные (ТТН) как в бумажном виде, так и в электронном. Документы на бумаге отдают перевозчику, а электронный вариант попадает в ЕГАИС.

3. Розничные продавцы при получении крепкого алкоголя должны сверить его по наименованию, количеству и по маркам на бутылках с данными в ЕГАИС. Для этого при приемке сканируют каждую бутылку. После проверки магазин принимает поставку полностью или частично, или вообще отказывается от приемки. Информация об этом также направляется в систему ЕГАИС.

4. Алкоголь выбывает из ЕГАИС после его реализации. Во время продажи крепкого алкоголя, прежде чем выбить чек покупателю, онлайн-касса делает запрос в ЕГАИС. Пробить чек получится только после получения слипа из системы.
   
   Могут быть и другие причины списания, например, бутылка разбилась. В этом случае в магазине составляют акт на списание, который затем фиксируют в ЕГАИС.
   
   При продаже пива запрос в ЕГАИС не направляется. Но регулярно нужно списывать все пиво, которое было продано, для поддержания актуальных остатков в торговой точке.

Две системы учета: ЕГАИС 2.0 и ЕГАИС 3.0

До 2018 года в ЕГАИС 2.0 был партионный учет алкогольной продукции по производителю и наименованию:

• маркировались партии ─ каждой из них присваивался интервал штрихкодов;

• алкоголь принимался розничными магазинами в разрезе партий;

• продажа единицы (бутылки) тоже привязывалась к партии.

В 2018 году для более жесткого учета крепкого алкоголя были введены новые правила, которые назвали ЕГАИС 3.0 ─ помарочный или поштучный учет. Смысл требований в том, что уже не партия, а каждая бутылка крепкого алкоголя «отмечается» в ЕГАИС специальным уникальным цифровым кодом, по которому можно отследить ее движение и местонахождение. Поэтому при приемке алкоголя и при его продаже проверяется каждая бутылка.

Весь 2019 год и до 01.11.2020 у участникам рынка было разрешено работать в обеих версиях ЕГАИС: алкоголь со старыми марками учитывался по правилам 2.0, а с новыми ─ по 3.0.

Чтобы привести все к единым правилам, ФСРАР приняла решение о переходе с 1 ноября 2020 года всех участников рынка на ЕГАИС 3.0. О том, как работать со старыми и новыми марками, расскажем дальше.

Помарочный учет, как и раньше, не распространяется на пиво и другие слабоалкогольные напитки. Они продолжают учитываться по партиям, то есть по системе ЕГАИС 2.0 на первом и втором регистрах.

Заказать

Как работать в ЕГАИС с крепким алкоголем в 2021 году?

Производителям и импортерам больше нельзя поставлять алкоголь со старыми марками. А оптовикам и рознице надо убрать старые запасы со второго регистра до 1 августа 2021 года: либо продать, либо перевести на поштучный учет.

Нужно ли в розничном магазине переводить запасы, которые находятся на регистре № 2, на первый и третий регистры?

Да, это нужно сделать до 1 августа. После этой даты не получится продать маркированный алкоголь со второго регистра и перевести его на поштучный учет.

На что еще обратить внимание рознице в 2021 году?

1. Внимательно проверяйте поставки: убедитесь, что поставщик отправил вам именно те бутылки, которые указаны в ТТН, и все они находятся на третьем регистре. Если вы примите товар без проверки, можете столкнуться с тем, что поставите себе на баланс марки, перечисленные в накладной, а бутылки будут с другой поставки. Провести такой алкоголь через кассу не получится, придется писать в ФСРАР и объясняться.
   
   Чтобы помочь рознице и обезопасить ее от ошибок поставщика, некоторые разработчики товароучетных сервисов добавили в программу возможность проверки всех поставок и автоматической фиксации марок на третьем регистре. Это значит, что магазин не будет нести ответственность, если поставщик не перешел на новые правила работы в ЕГАИС.

2. Если старые марки сканер не считывает, например, они частично стерлись, или вообще утеряны, обращайтесь с официальным запросом в региональное отделение ФСРАР за разрешением списания или за новой маркой.
   
   Также вы можете воспользоваться функцией товароучетной системы «Запрос нечитаемой марки», если она есть в вашем сервисе. Когда информация на марке затерлась и сканер не может ее считать, через ТУ систему можно запросить в ЕГАИС копию этой марки. После получения ее наклеивают на бутылку, которую продают обычным порядком со второго регистра.

3. Особое внимание уделите остаткам алкоголя со старыми марками. Если вы еще не провели инвентаризацию таких запасов, обязательно сделайте это в ближайшее время. В случае расхождения остатков с данными ЕГАИС, пишите в ФСРАР, чтобы выровнять учетные и фактические значения.

Как видите, розница активно взаимодействуют с ЕГАИС. Давайте разберем, что нужно для регистрации и работы в этой системе.

Получить бесплатную консультацию

Что нужно розничным продавцам для работы в ЕГАИС?

Все необходимое розничным продавцам алкоголя для работы с ЕГАИС можно разделить на две части: платную и бесплатную.

Скорее всего, компьютер с выходом в Интернет и операционной системой Windows у вас уже есть. Проверьте, чтобы он соответствовал основным характеристикам, указанным на сайте ФСРАР.

Дополнительно нужно будет купить:

1. крипто-ключ, например, JaCarta, на который надо записать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для работы в ЕГАИС. Организациям крипто-ключи будут нужны для каждой торговой точки, а ИП только один.

2. 2D-сканер для считывания двухмерного штрихкода при приемке и продаже алкоголя.

3. товароучетную систему (ТУ), которая поддерживает работу в ЕГАИС, так как весь документооборот с ЕГАИС возможен только через ТУ.

Заказать

Бесплатные, но необходимые шаги:

1. регистрация в личном кабинете ЕГАИС на сайте http://egais.ru;

2. генерация ключа доступа к личному кабинету;

3. установка и последующее обновление универсального транспортного модуля (УТМ) ─ программы, с помощью которой в ЕГАИС передаются данные про оборот алкоголя. УТМ может быть установлен только на устройство с операционной системой Windows и не совместим с другими операционками.

Как выбрать кассу для продажи любого алкоголя?

Онлайн-касса для продажи алкоголя должна:

• поддерживать работу 2D-сканера;

• подключаться к товароучетной системе, которая, в свою очередь, должна быть «заточена» под взаимодействие с УТМ и ЕГАИС.

• если вы продаете табачные изделия, то лучше подбирать решения, где предусмотрен полный цикл и для работы с маркировкой, работать в режиме одного окна со всеми товарами гораздо удобнее

Следует учесть, что автономные кассы не поддерживают работу с ЕГАИС из-за своих ограниченных технических возможностей. Следующая тонкость ─ УТМ может работать только на операционной системе Windows. Поэтому для работы с ЕГАИС лучше подойдут аппараты с этой операционкой.

Продажа алкоголя и передача данных в ЕГАИС возможна также и с онлайн-кассой на операционной системе Android. Но в этом случае подключение более сложное, и в целом такое решение обходится дороже.

В любой товароучетной системе «под ЕГАИС» должны быть такие базовые функции:

• прием ТТН

• постановка алкоголя на баланс

• возврат ТТН

• перемещение, списание продукции

• запрос остатков в ЕГАИС

• помарочный учет

Без них соблюдать требования ФСРАР не получится.

Более продуманные товароучетные системы могут закрывать не только базовые потребности в работе с ЕГАИС, но и автоматизировать работу с алкоголем и максимально исключить «человеческий фактор».

Получить бесплатную консультацию

Почему предприниматели выбирают для алкоголя онлайн-кассу Лайтбокс?

В онлайн-кассах Лайтбокс Товарная система с модулем ЕГАИС уже встроена, поэтому устанавливать дополнительные приложения и интегрировать их с кассой не понадобится. К тому же в кассы Лайтбокс встроен полный цикл работы с маркированным табаком.

Заказать

В товароучетной системе кассы Лайтбокс, кроме базовых. есть дополнительные возможности, которые помогают работать с ЕГАИС без ошибок и штрафов:

1. Наглядная приемка товара. Накладные из ЕГАИС через УТМ загружаются в товароучетную программу. На экране сразу видно сколько единиц в партии. Если после сканирования штрихкодов есть расхождения с входящими документами, в программе легко составить «Акт разногласий» и отправить его в ЕГАИС.

2. «Слепая приемка» ─ прием алкоголя без сканирования марок. Когда эта возможность не используется, товароучетная система потребует отсканировать все марки на поступившем алкоголе. При включенной в настройках «слепой приемке» все марки, отправленные поставщиком, попадут на баланс в полном объеме.

3. Автоматическое создание карточек на любой алкоголь из данных ТТН, а также тех поставщиков, которых еще нет в базе

4. Запрет отправлять документы ЕГАИС без сканирования марки: система не отправляет в ЕГАИС документы, в которых не указаны марки крепкого алкоголя

5. Автоматическое выравнивание остатков. В системе удобно проводить сверку остатков алкоголя в магазине и в ЕГАИС. В случае расхождений ТУ программа может самостоятельно создавать Акты списания или Акты постановки на баланс.

6. Формирование алкодекларации. Готовый документ нужно только отправить в ФСРАР.

7. Защита от штрафов за счет установки в настройках программы запретов на продажу по датам и времени. Также есть подсказка кассиру, с какой даты рождения можно отпускать алкоголь.
   
   
   Про пиво

8. Вскрытие тары на кассе. При продаже крепкого алкоголя в розлив, товароучетная система отправляет в ЕГАИС документ на списание в момент вскрытия тары. После этого можно еще вести внутренний учет открытого алкоголя. При вскрытии же немаркированного алкоголя (кеги с пивом) в ТУ системе списание формируется при закрытии смены.

9. Автоматическое создание документов на списание пива и другой слабоалкогольной продукции в конце смены.

10. Списание пива с нужного регистра. Акт списания с причиной «Розничная реализация продукции» нужно передавать в ЕГАИС вручную. Товароучетная система списывает алкоголь с того регистра, где ведется его учет.

Подключиться

Если вы только выбираете или хотите заменить онлайн-кассу, чтобы продавать крепкий алкоголь или для пива, внимательно смотрите на функциональность ККТ и возможности товароучетной системы, к которой она подключается. Чем больше сложных процессов автоматизировано, тем проще вам будет работать.

Проверьте и такие важные моменты: учитывает ли текущая версия программы ККТ все изменения законодательства, как быстро она обновляется, и требуется ли для этого участие пользователя.

На что еще обратить внимание при выборе кассы для ЕГАИС, читайте в статье «10 важных критериев для выбора онлайн-кассы».

Заказать решение для ЕГАИС

Всем ли нужна онлайн-касса для продажи алкоголя?

Да, ККТ нужна всем, кто продаем алкоголь потребителю. И не забывайте выдавать чеки покупателям с реквизитами, установленными 54-ФЗ.

На этих налоговых режимах использование онлайн-кассы в торговле обязательно с 31.03.2017. Требования к использованию ККТ при реализации алкоголя есть и в п.10 ст.16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Владелец кассы должен заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать аппарат в ФНС.

ИП на патенте не может продавать пиво, так как в ст.346.27 и ст.346.43 НК РФ реализация алкогольных напитков исключена из термина «розничная торговля».

Правила учета крепкого алкоголя в рознице

Более того, если проверка контролирующими органами выявит несоответствия, то торгующей организации грозит штраф.

3. Если при приемке продукции будет выявлено несоответствие поступившего алкоголя и данных электронных накладных, сотрудники магазина должны составить Акт разногласий, в котором указать непринятые марки.

После 1 ноября 2020 года от производителей и импортеров в розницу должен поступать алкоголь только с новыми марками, а оптовики могут еще распродавать запасы со старыми. Поэтому в розничных магазинах пока еще возможны запасы со старыми марками. Все остатки продукции должны быть «разложены по полочкам» ─ регистрам, на каждом из которых хранится быть определенная информация:

• регистр № 1 ─ для учета продукции на складе по партиям;

• регистр № 2 ─ для алкоголя в торговом зале в разрезе наименования и производителя (импортера), будет действовать до 01.08.2021;

• регистр № 3 ─ введен в рамках ЕГАИС 3.0. В нем показывается та же продукция, что и на регистре № 1, но каждая партия детализирована до марок по каждой бутылке.

4. При продаже алкоголя кассир сканирует штрихкод на марке, информация поступает в ЕГАИС на проверку. Если система «признает» данную марку, то в ответ поступает слип-код для печати в кассовом чеке. После этого бутылка с новой маркой списывается с регистров № 1 и 3, а со старой ─ с регистра № 2.

До 1 августа 2021 года второй регистр должен обнулиться.

Получить бесплатную консультацию

Учет пива и других слабоалкогольных напитков

ЕГАИС 3.0 не коснулась правил отражения движения пива. Как и раньше организации и ИП должны:

• использовать для учета первый и второй регистры;

• подтверждать в ЕГАИС приходную накладную от поставщика (с 2021 года в тот же день, когда поставка была принята)

• списывать реализованное за день, чтобы поддерживать актуальность данных в ЕГАИС о запасах в торговой точке.

Получить презентацию по решению Лайтбокс

Дата публикации: 26.04.2021

Сергей Васин

Руководитель направления "Маркировка и ЕГАИС" в кассе Лайтбокс

Автор статьи