Система автоматизации закупок

Главная Блог В помощь бизнесу
Система автоматизации закупок

Зачем магазину нужна система автоматизации закупок, и как эти самые закупки автоматизировать?

Пока бизнес не очень велик, и в ассортименте торговой точки не так много наименований, получаемых от двух-трех поставщиков, можно не беспокоиться об автоматизации бизнеса. Для ведения закупок товара и складского учета вполне можно обходиться напоминалками в календаре, бумажными журналами или таблицей в Экселе.

Но с ростом бизнеса и расширением ассортимента так работать становится сложно: объемы данных увеличиваются, появляются недостачи, какой-то товар оказывается невостребованным, а какого-то, наоборот, катастрофически не хватает. Даже проведение простой инвентаризации может затянуться на день или два, с полной остановкой торговли, закрытием магазина и табличкой “Учет” на входе.


Поэтому уже в самом начале предпринимательской деятельности, с первых дней работы магазина стоит налаживать автоматическое управление торговлей, вводить полную или хотя бы частичную автоматизацию бизнес-процессов. В том числе и управление закупками. Ведь чем меньше вы, как предприниматель, будете уделять время рутине, тем больше у вас останется времени на действительно важные для развития бизнеса вопросы.

О том, что такое автоматизация розничной торговли, как она может повысить эффективность бизнеса, и какие вопросы решает, мы уже подробно разбирали. Сегодня поговорим о более конкретном процессе — автоматизации процесса закупок товара и снижении затрат для розницы.

Автоматизация процесса закупок

Основная задача автоматизации закупок — регулярное пополнение запаса товаров в таком объеме, чтобы он был полностью (или максимально) распродан до срока следующей поставки.

Как происходит закупка? Что нужно знать, чтобы избежать нехватки товара или наоборот, его переизбытка на складе или полках магазина?

  1. точно знать, сколько товара есть в наличии на складе.

  2. сколько товара реализуется в определенную единицу времени ( в день, неделю, квартал и т.д.)

  3. наличие товара у поставщиков

Исходя из этих данных формируется заказ на закупку партии товара, и отправляется поставщику. Без автоматизации составить такую заявку можно, но в нее обязательно вкрадутся какие-то ошибки и неточности. Хотя бы из-за того, что в процессе составления заявки может измениться любая переменная: остатки на складе, количество товара в торговом зале и т.д.

И это только для какого-то одного товара или типа товаров. Составление заявок на закупку ряда товаров “вручную” может потребовать очень много временных и человеческих ресурсов. Часто этим занимается целый отдел закупок или отдел снабжения, особенно у представителей крупного бизнеса.

Составление заявки с помощью автоматизированной системы займет у предпринимателя несколько минут. В такой системе постоянно обновляются данные обо всех товарах, поставленных на учет в магазине

  • какой остаток,

  • с какой скоростью продается товар,

  • закупочные цены,

  • какой график поставки у поставщика.

Объемы закупок системат рассчитывает автоматически, а кроме этого, составляет всю необходимую документацию. Системы автоматизации закупок способны рассчитать количество товара и спрос на него не только в текущий момент, но и на длительный срок, с учетом сезонности и истории продаж предыдущих периодов. Это особенно актуально для сезонных товаров.

Внедряя систему автоматизации и управления закупками нужно определиться со стратегией. Самый простой вариант — настроить систему на регулярные закупки товара через какой-то интервал времени (раз в неделю, раз в сутки или другой интервал). Это просто, но не всегда уместно. Возвращаясь к сезонным товарам — такая стратегия не подойдет: не в сезон товары просто будут копиться на складе.

Эффективнее работает стратегия пополнения товаров при достижении определенного минимального уровня запасов. Вы определяете в системе минимально-допустимый уровень остатков, и она будет информировать вас о достижении этого порога, автоматически формировать заявку на товар и доводить его количество до определенной нормы. В результате склад заполнен с небольшим запасом, который может пригодиться вам во время внезапных пиков спроса на товар.

Автоматическая система может рассчитать такие минимумы и максимумы для каждого товара и группы товаров во всех торговых точках (если их несколько), составить заявки на закупку товара, и автоматически отправить их поставщикам (или вы сами сделаете это вручную в несколько кликов мышью) с помощью системы электронного документооборота.

Электронный документооборот

Хорошим подспорьем в автоматизации закупок (как и в автоматизации остальных процессов компании) будет использование электронного документооборота (ЭДО). Для тех, кто реализует товары, подлежащие обязательной маркировке, использование ЭДО просто обязательно — это регламентируется федеральными законами.

Во время составления заявки на закупку, владелец магазина (или товаровед) и поставщик обмениваются следующими документами:

  • договор о поставке товара (группы товаров)

  • счёт со списком товаров, суммой к оплате и реквизитами поставщика

  • кассовый чек или иной документ, который подтверждает оплату

  • накладная или УПД, которые выдает поставщик вместе с отгруженным товаром

  • Акт выполненных работ, который подписывается после получения товара

  • счет-фактура, по которому ИП и прочие юридические лица, использующие общую систему налогообложения, могут вернуть НДС.

Как правило на пересылку и обработку такого количества документов, на заключение договоров может уйти три-пять рабочих дней, так как в процессе задействовано много участников: торговый представитель, заказчик, бухгалтерия и т. д.

В системе электронного документооборота (ЭДО) все эти документы можно подготовить в цифровом виде, подписать с помощью электронной подписи, и тут же отправить получателям. В этом случае время обработки документов уменьшается до одного рабочего дня и процесс закупки с использованием электронных форм происходит быстрее.

Важный момент: выбирая систему ЭДО для организации закупок, обратите внимание на следующие параметры:

  • тариф, который может зависеть от количества обрабатываемых документов

  • есть ли роуминг при обмене с другими сервисами ЭДО

  • есть ли плата за входящие документы

  • обновления программного обеспечения под требования законодательства

Товароучетная система для автоматизации закупок

Что использовать для автоматизации и планирования закупок владельцам малого и среднего бизнеса? Удачным решением будет использование обычной товароучетной системы.

Товароучетная система дает пользователю возможность не только вести склад, управлять планированием и автоматизацией процесса закупок, но и множество других полезных функций.

В плане работы с поставщиками и автоматизации закупок вы сможете:

  • автоматически формировать закупки с учетом статистики продаж и остатков на складе

  • делать автозаказ товара с учетом графика поставок

  • поддерживать несколько графиков поставки для каждой торговой точки сети

  • оформлять возврат товара поставщику при необходимости

  • формировать заказы с учетом графика поставок товара от поставщиков

  • группировать товары с привязкой к поставщику, группировать товары по категориям, поставщикам, по ценам поставщиков и др.

  • устанавливать различные цены на товары в разных точках продажи

  • делать быструю приемку товара, которого нет в номенклатуре

  • загружать приходные документы из cvs-файла (выгрузка из базы данных 1С)

  • автоматически переоценивать товары при изменении цены на приемке или во время инвентаризации

Кроме того, вы сможете отслеживать изменение цен закупки и продажи за любой период времени, настроить автозаказ для самых ходовых позиций вашего магазина. Вам будет доступны инструменты анализа данных по работе торговых точек по самым разным параметрам, инструменты контроля исполнения текущих задач, контроля работы персонала и торговых точек.

Получить презентацию товароучетной программы МТС

Читайте также


Комплексная автоматизация склада
Сегодня склад и складские помещения есть даже у небольшого бизнеса. Многие предприниматели по привычке продолжают вести учет товаров в тетрадях и таблицах Ecxel. Но если дела компании начинают идти в гору, увеличивается товарооборот – появляются трудности. Обычных человеческих сил не хватает справиться с распределением большого объема товаров, а скорость и качество работы падает. Конечно, можно сколько угодно увеличивать штат сотрудников склада и расширять складское пространство, но от издержек и целого ряда других сложностей это не спасет.
Автоматизация учета розничной торговли
Если большие сети уже давно используют автоматизацию в розничной торговле, то некоторые магазины «у дома» все еще работают по старинке — с тетрадями и калькулятором.
МТС Касса с Системой Быстрых платежей
МТС Касса добавила способ оплаты через Систему Быстрых платежей (СБП) в онлайн-кассах.
Как работать с номенклатурой в МТС Кассе
С 1 февраля 2021 года наименование товара в кассовом чеке станет обязательным для всех предпринимателей без исключения. Согласно 290-ФЗ ст. 7 от 03.07.2016, с этой даты перестает действовать освобождение от обязательной номенклатуры в чеке для ИП на специальных налоговых режимах.
Изменения в налогообложении для ИП с 1 января 2021 года
С начала 2021 года вносится ряд изменений в Налоговый кодекс РФ, которые коснутся в том числе и ИП. Что с ЕНВД? Продлили или окончательная отмена? Как изменятся взносы ИП в 2021 году? Что изменится для предпринимателей на УСН? И еще много полезной информации в этой статье.

Подпишитесь, и будьте в курсе последних новостей по 54-ФЗ

Один раз в месяц будем присылать подборку лучших материалов.
Спасибо
Вы успешно оформили подписку!
Получить консультацию
Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Хотите получить наше лучшее предложение по цене?

Укажите Ваш контактный телефон и засекайте время!

Спасибо
Мы перезвоним Вам в ближайшее время!
Выберите ваше местоположение
Выберите ваше
местоположение
Стать партнером
Регистрация на мероприятие
Оставить свой отзыв

Ваши контактные данные (e-mail и телефон) не будут публиковаться
или передаваться третьим лицам

Спасибо за обратную связь!
Вы помогаете нам стать лучше!
Благодарим вас за обращение в техподдержку МТС Кассы.
Постараемся ответить вам как можно быстрее.