До июля 2019 года в розничной торговле только ИП на патенте без сотрудников могли работать без онлайн-кассы. Но вопрос выбора аппарата, а для кого-то и замены ККТ, очень важен, поскольку рознице «не дают скучать»: в ФЗ-54 изменили реквизиты чека, ввели помарочный учет в ЕГАИС, появились необходимость подтверждать документы во ФГИС «Меркурий» и новые требования по маркировке табачной продукции и отдельных категорий промтоваров с 2019 года.
Предприниматели должны вовремя «реагировать» на все изменения, иначе любая проверка из ФНС и других госслужб может закончиться штрафами. Решение есть - онлайн-касса с гибким программным обеспечением (ПО) и товароучетной системой.
Виды онлайн-касс
Автономные кассы. Это модернизированные аппараты старого образца (кнопочные аппараты), в которые добавили фискальный накопитель (ФН), модуль связи для подключения к Интернету и минимальное ПО для формирования и печати чека.
Плюс ─ это самый недорогой вид онлайн-касс.
Минусы:
- «автономки» в основном работают со стационарным Интернетом. Для перехода на беспроводное (Wi-Fi) и мобильное соединения для таких касс понадобится дополнительная доработка;
- неудобна работа с номенклатурой товаров: для добавления в нее новых позиций или изменения существующих нужно останавливать работу кассы, подключать ее к компьютеру. Затем через него вносить информацию и присваивать каждой номенклатурной единице свой индивидуальный код;
- при добавлении позиции в чек надо сканировать штрихкод продукции, либо вводить ее индивидуальный код. Запомнить получится 20-30 кодов, все что больше придется выносить в шпаргалку, но и здесь вам будет крайне неудобно, если позиций, скажем, больше 50. Поэтому при ассортименте свыше этого количества и скоплении покупателей замедляется скорость обслуживания и могут быть ошибки;
- невозможно контролировать введенную в чек информацию, так как экран кассы мал, и, за редким исключением, на информационное поле отводится 1-2 строчки;
- с такой кассой не получится продавать алкоголь и маркированную продукцию;
- нет возможности делать скидки на отдельные позиции в чеке;
- сложная процедура оформления возврата;
- нельзя подключить товароучетные сервисы;
- для перепрошивки программы каждый раз надо вызывать специалиста.
Автономная касса подойдет торговым точкам с небольшим ассортиментом, без алкоголя, сигарет, промтоваров, подлежащих маркировке, и редкими в течение смены продажами.
Стоимость автономной кассы в среднем составляет 8 000 рублей.
Смарт-терминалы ─ «умные кассы» нового поколения. Внешне напоминают планшеты со встроенным принтером.
Плюсы таких аппаратов:
- программное обеспечение обновляется автоматически;
- большой сенсорный экран, на котором хорошо видны все проводимые кассиром операции, а также много дополнительных функций, которые упрощают и ускоряют работу кассира - все это исключает возможные ошибки;
- удобная работа с товарной номенклатурой, автоматическое формирование отчетов продаж и возможность контроля торговли;
- могут работать через беспроводной Интернет (Wi-Fi, 3G/4G);
- есть мобильные модели, которые могут быть удобными для тех магазинов, где случаются перебои с электричеством, для курьеров и для торговли выездного характера. Время работы без подзарядки у таких касс, в зависимости от модели, от 12 до 24 часов.
- в отдельных смарт-терминалах есть встроенные 2D-сканер и терминал эквайринга. Поэтому без подключения дополнительного оборудования можно отсканировать штрихкод, причем и с алкоголя, и с маркированной продукции, пробить чек и принять оплату банковской картой;
- в «умных кассах» установлено современное кассовое ПО и еще можно дополнительно подключить товароучетную систему.
- Такая ККТ подойдет для продажи любых товаров, включая алкоголь, табачные изделия и товары с маркировкой.
Функции, заложенные в программы, зависят от разработчика. Ниже мы расскажем о возможностях кассы Лайтбокс
Минус смарт-терминала ─ цена немного выше, чем у автономных касс.
Фискальные регистраторы. Это принтер для печати чеков с ФН.
Плюсы у этого вида онлайн-касс такие же, как и у смарт-терминалов, за исключением встроенных сканера и терминала эквайринга. Но, по сравнению с «умными кассами» ,выше скорость печати чеков.
Минус. Фискальный регистратор не работает без подключения к компьютеру или планшету, в которые еще нужно установить кассовую программу. Поэтому в итоге это самый дорогой вид онлайн-касс.
Стоимость фискального регистратора от 5 000 рублей + компьютер + ПО.
Решения с фискальным регистратором ─ универсальный вариант, но учитывая стоимость, оно выгоднее крупным магазинам.
Какую кассу выбрать?
При выборе ККТ ориентируйтесь на свой бизнес, учитывайте технические параметры торговой точки и ответьте на такие вопросы:
- Поддерживает ли касса Интернет, который есть в магазине?
- Есть ли разъемы и функции в кассовом ПО для обработки информации с внешних устройств ─ весов и сканера?
-
Получится ли продавать алкоголь и работать с ЕГАИС, если вам это нужно? Потребуется для этого докупать и устанавливать отдельную программу, или такие возможности сразу предусмотрены в кассе?
Как минимум в ПО должны быть базовые функции: работа с накладными от поставщиков, помарочный учет, постановка продукции на баланс, ее списание и перемещение, запрос остатков в ЕГАИС. Но могут быть и дополнительные возможности, например, выравнивание остатков, автоматическое формирование алкодеклараций.
- Можно ли работать с маркированным товаром? Касса, как минимум, должна поддерживать работу с тегом 1162 «Код товарной номенклатуры» и его передачу ОФД. Дополнительно в программе может быть настроена интеграция с ЭДО, работа с УПД и учет в разрезе кодов маркировки.
Программные тонкости, которые обязательно надо учитывать
Необходимые функции, например, для продажи алкоголя или маркированного товара в некоторых кассах можно «добавить» специальными приложениями. Вам только нужно выбрать подходящие и быть готовыми к тому, что в их работе могут быть нестыковки, так как разработчики у программ разные. Но есть и другой вариант ─ сквозное решение ─ единая программа для всех задач от одного разработчика, что избавляет от покупки приложений и проблем в работе.
Еще перед покупкой кассы нужно обязательно обращать внимание на то, как в кассе организована работа с номенклатурой товаров.
Многие ИП пользуются своим правом не печатать в чеке до 2021 года названия товаров, поэтому не работают со справочником товаров и продают по свободной цене. А поступления и продажи ведут в тетрадях. Потом при проведении инвентаризации зачастую сталкиваются с тем, что есть расхождения между записями и фактическими остатками.
При таком «тетрадочном» подходе предпринимателю приходится постоянно решать множество рутинных вопросов, связанных со складским учетом, закупками, отчетами, расчетами реальной прибыли и, конечно, контролем.
Как показывает практика, основное время у таких предпринимателей уходит на операционные задачи, а не на развитие своего бизнеса. Это одна сторона работы без номенклатуры.
Вторая ─ наступление 01.02.2021, когда название товара в чеке станет обязательным и для ИП. Поэтому практичнее сразу покупать онлайн-кассы, в которых работа с номенклатурой реализована удобно, чтобы избежать проблем в будущем.
Возможности кассового ПО и товароучетной системы на примере кассы Лайтбокс
Кассовое ПО ─ это такая же необходимость для работы кассы, как Интернет и электричество. Товароучетная система ─ программа, которая собирает и обрабатывает информацию, автоматизирует и упрощает торговые процессы.
У кассы Лайтбокс есть, к примеру, такие возможности:
-
быстрое обслуживание посетителей. Это увеличивает пропускную способность, а значит и выручку. Кроме того, чем меньше очереди, тем лучше покупатели относятся к магазину. Такое возможно благодаря функциям:
- три варианта поиска нужного товара для добавления в чек ─ панель «Избранное», строка поиска и сканирование штрихкода
- прием разных вариантов оплаты по одному чеку: наличная, безналичная и смешанная
- отложенный чек
- автоматический расчет стоимости весового товара при подключении весов к кассе
- оптимизация складского учета и закупок:
- отчеты по некликвидным и маржинальным товарам, по актуальным остаткам на складе и в магазине помогают составлять заявки для поставщиков только с ходовой продукцией и в нужном объеме
- быстрое и удобное добавление товаров в базу данных кассы помогает сразу же отправлять в торговый зал новые поступления. Один из вариантов ─ сканирование штрихкода, а дальше ПО находит эту продукцию в глобальном справочнике товаров на 1 000 000 позиций, который загружен в кассу.
- шесть вариантов настроек для автоматического установления отпускных цен. В кассе Лайтбокс можно один раз ввести правило наценки, и розничная цена всегда будет пересчитываться автоматически при изменении закупочных цен
- работа со скидками, акциями, бонусными картами
- контроль работы магазина и сотрудников из любой точки земного шара, где есть Интернет
- взаимодействие с ЕГАИС. В кассе Лайтбокс есть все необходимые функции для работы с любым алкоголем: от приемки ТТН от поставщиков до формирования алкодеклараций
- простая работа с документами из ФГИС «Меркурий»
- интеграция с CMS-платформами, бухгалтерскими программами 1С и Контур.Эльба, онлайн-сервисом Roboкassa и UDS Game
- использование при совмещении систем налогообложения: когда у разных видов деятельности «свои» режимы, например, УСН
У программ «Кассы Лайтбокс» есть еще три особенности:
- товароучетная система разработана на облачных технологиях, а это значит, что информация в ней доступна с любого компьютера, планшета и смартфона при вводе логина и пароля от личного кабинета
- техподдержка работает круглосуточно и без выходных
- обновление под постоянные изменения нормативных актов происходит бесплатно. Пользователю нужно только разрешить загрузку обновлений, когда придет соответствующее уведомление.
В свете автоматизации контроля со стороны государства: онлайн-кассы, ЕГАИС, маркировка ─ лучше покупать ККТ, которую можно легко настроить на все изменения. Для небольших и средних магазинов ─ это смарт-терминал, а для крупных ─ решения с фискальным регистратором.
Кроме этого, кассовое ПО и товароучетная система перечисленных видов онлайн-касс помогают в автоматизации торговли и контроля за персоналом. Что в итоге приводит к экономии затрат, повышению выручки, а значит, и росту прибыли.
