ЕГАИС для учета алкоголя в общепите: ресторане, кафе и баре

Бары, рестораны и другие точки, оказывающие услуги общепита, в которых продают спиртосодержащие напитки, должны подключиться к ЕГАИС и соблюдать правила оборота алкоголя.

Рассказываем об особенностях учета алкоголя в общепите.

Требования к заведениям общепита, продающим алкоголь

Собрали в таблицу пункты закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции...», о которых надо помнить точкам общественного питания, осуществляющим продажу алкогольных напитков.

Требования		Основание из 171-ФЗ
Организационно-правовая форма	Для реализации крепкого алкоголя ─ только юрлицо. Пиво могут продавать и ИП.	п.1 ст.16
Место продажи	Перечень видов объектов общепита, где можно продавать алкоголь закрытый, к ним относятся только рестораны, бары, кафе, буфеты. В этом списке нет столовых, закусочных, кулинарий и др. Также в перечисленных заведениях общепита обязательно должен быть зал обслуживания посетителей. Требований к площади зала нет, кроме точек, которые расположены в жилых домах или рядом. В них зал должен быть не менее 20 кв. м. Но региональные власти могут изменить требования к площади или вообще запретить продажу алкоголя в жилых домах.	п.4 ст.16
Время продажи	Круглосуточно	п.9 ст.16
Онлайн-касса	Обязательна	п.10 ст.16
Лицензия	Получение лицензии на «розничную продажу алкоголя при оказании услуг общественного питания» необходимо. Такая лицензия дает право на закупку алкоголя, хранение, в том числе во вскрытой потребительской таре, использование в приготовлении напитков и блюд, продажу в открытой таре или на розлив. Исключение ─ ИП, которые продают пиво, пивные напитки, сидр, медовуху, пуаре. Им лицензия не нужна.	п.4 ст.18

Как и другие розничные продавцы, точки общепита также должны соблюдать требования ст.16 закона № 171-ФЗ в части ограничения продаж в зданиях определенного назначения, например, в школах и медучреждениях, и не продавать алкоголь несовершеннолетним.

Что нужно для розничных продаж алкоголя в общепите?

Ресторанам, барам, кафе, буфетам понадобятся:

КЭП (квалифицированная электронная подпись) для регистрации в ЕГАИС, работы с документами и сдачи алкодеклараций.
Личный кабинет в ЕГАИС.
УТМ (универсальный транспортный модуль) ─ программный модуль, который скачивают в личном кабинете, нужен для обмена информацией с ЕГАИС.
Программа для работы с ЕГАИС ─ без нее не получится загружать документы из системы, составлять новые и отправлять их в ЕГАИС.
Онлайн-касса для торговли алкоголем, чтобы соблюдать требования законов 54-ФЗ и 171-ФЗ.
2D-сканер, без подключения сканера не получится считывать коды акцизных марок на крепком алкоголе при проверке поставки и списании.

Узнать подробнее

Учет алкоголя в общепите

Оборот спиртосодержащих напитков включает:

закупку;
постановку на баланс;
хранение;
списание.

Разберем каждый этап подробнее.

Закупка

При отгрузке продавцы алкоголя отправляют в ЕГАИС электронные версии ТТН (товарно-транспортных накладных). В электронных накладных с крепким алкоголем перечислены марки всех бутылок из поставки, а в документах по пиву ─ только количество в штуках, кегах или литрах.

В точке общепита должны загрузить ТТН из ЕГАИС и сравнить данные документа с поставленной продукцией.

По крепкому алкоголю надо убедиться, что поставщик привез бутылки именно с теми марками, коды которых перечислены в электронной накладной. Для этого лучше всего отсканировать марки на всех бутылках.

Закупку пива проверяют по количеству, наименованию продукции, емкости тары.

Результаты проверки ТТН торговая точка должна отправить в ЕГАИС:

Актами подтверждения закупки оформляют согласие с данными поставщика.
Акты разногласий составляют в тех случаях, когда есть расхождения между привезенной продукцией и накладной. В акте надо перечислить непоступившие или лишние марки.
Акты отказа используют, если поставка не принимается. После этого надо подготовить алкоголь к возврату поставщику.

Обратите внимание на изменения:

С 2021 года изменились сроки подтверждения закупок ─ электронные накладные требуется «обрабатывать» в тот же день, когда фактически была принята продукция и сделана отметка в бумажной накладной.

С 01.02.2021 ЕГАИС будет контролировать период, в течение которого отгрузочные документы находятся «в пути». Если срок превысит 60 дней, поставка вернется на баланс отправителя. Если отправитель подаст жалобу в ФСРАР, на получателя могут наложить штраф за нарушение правил работы в ЕГАИС, согласно ст.14.19 КоАП, в размере:

10 ─ 15 тыс. руб. на должностных лиц и ИП;
150 ─ 200 тыс. руб. на организации.

Рекомендуем соблюдать сроки проверки ТТН.

Как упростить приемку крепкого алкоголя?

Сверка поступившей продукции и накладных может сопровождаться ошибками и сложностями:

высока вероятность отсканировать одну и ту же бутылку;
надо где-то фиксировать коды марок, на которые поставка отличается от документов, чтобы потом перенести информацию в Акт разногласий;
документы для отправки в ЕГАИС нужно сформировать и отправить в короткий срок.

Такие операции не обязательно выполнять вручную, можно доверить их современному товароучетному сервису. Например, программа Лайтбокс:

предупредит, если одна и та же бутылка будет отсканирована дважды;
«запомнит» все марки, на которые продукция отличается от документов;
автоматически создаст Акты разногласий.

В результате поставка проверена, необходимые документы подготовлены, время сэкономлено. Еще в товароучетной программе Лайтбокс есть такие возможности:

«слепая приемка» ─ при желании и доверии поставщику позволяет подтвердить алкоголь без сканирования марок;
приемка агрегированными партиями ─ если упаковка с бутылками, например, коробка запечатана, достаточно отсканировать штрихкод на общей таре и не проверять каждую бутылку;
проверка документов на кассе ─ для загрузки ТТН не понадобится компьютер, сверку можно провести прямо на кассе точки общепита, что сэкономит время.

Получить презентацию

Постановка алкоголя на баланс

После подтверждения накладных продукцию надо оприходовать:

алкоголь с марками ─ одновременно на регистр № 1 (партии) и регистр № 3 (коды марок), количество бутылок на регистрах после должно совпадать;
пиво, пивные напитки, сидр, пуаре и медовуха ─ только на первый регистр.

Если приемка будет проведена с помощью товароучетного сервиса Лайтбокс агрегированными партиями ─ сканированием штрихкода на запечатанной упаковке, крепкий алкоголь автоматически встанет на учет в разрезе марок.

Хранение

Крепкий алкоголь

С 1 августа 2021 года должен произойти переход на поштучный учет алкоголя по правилам ЕГАИС 3.0. Это значит, что второй регистр для крепкого алкоголя будет полностью закрыт: туда нельзя будет перемещать продукцию и продавать её. К тому же после 01.08.2021 будет запрещено переносить запасы со старыми марками на первый и третий регистры.

Если на втором регистре остались запасы, до августа их еще можно будет продать, но перемещать на регистр № 2 с 01.04.2021 ничего нельзя за исключением случаев корректировки отрицательных запасов.

Пиво

Немаркированные спиртные напитки, как и прежде, учитывают на регистрах № 1 и 2. Приходуют продукцию на первый регистр (склад), для продажи перемещают на второй (торговый зал).

Сверка остатков

И по крепкому алкоголю, и по пиву надо сверять остатки в точке общепита и ЕГАИС. Если этого не делать, расхождения со временем увеличатся, что может быть признано нарушением правил учета алкоголя с наложением штрафа.

Для сверки нужно:

загрузить данные из инфосистемы;
сравнить остатки алкоголя в баре, ресторане, кафе, буфете с цифрами из ЕГАИС;
в случае расхождений выровнять запасы с помощью Актов постановки на баланс или Актов списания.

Проводить сверку и составлять документы вручную очень трудоемко.

Как проще сверить остатки?

Лучше довериться программам, например, товароучетная программа Лайтбокс запрашивает остатки в ЕГАИС. После сверки готовятся Акты постановки на баланс и Акты списания с указанием марок. Документы остается только провести в ЕГАИС.

Списание

В основном алкоголь продают, но бывают и другие причины списания, например, недостача, бой бутылок и т. п.

Продажи

Основные отличия реализации алкоголя в общепите от розничных продаж в магазине:

Согласно правилам продажи алкоголя, установленные ст.16 закона 171-ФЗ, сотрудники общепита обязаны передавать клиенту только вскрытые бутылки.

При продаже крепкого алкоголя не нужно сканировать марки, чтобы запросить разрешение из ЕГАИС на реализацию (п.2.1 ст.8 171-ФЗ).

Начнем со вскрытия тары. После вскрытия бутылки и крепкого алкоголя, и пива, напиток из нее могут продать не сразу, а порциями. Чтобы добавить в чек порции, надо перевести штучные единицы измерения в объемные (литры, миллилитры, граммы).

Способ перевода зависит от программы. В каких-то из них нужно составлять Акты вскрытия тары, хотя этого документа нет в Приказе № 397, поэтому он необязателен при работе с алкоголем.

В других программах поменять единицы измерения гораздо проще. Например, в Лайтбокс есть функция «Вскрытие тары», которая позволяет прямо на кассе перевести штуки в объем.

Чтобы списать алкоголь в общепите, в ЕГАИС передают Акт на списание с причиной «реализация».

Этот документ, согласно п.1.2 Приказу РАР от 17.12.2020 № 397 надо отправить в систему не позднее следующего рабочего дня после составления бухгалтерского документа, подтверждающего факт списания алкоголя.

Важно:

В Акте на списание указывают марки вскрытых бутылок, даже если алкоголь из них не был израсходован до конца. Это значит, что в ЕГАИС бутылка уйдет из оборота, а в точке общепита может еще использоваться.
Фасованную продукцию списывают поштучно, а нефасованную, например, пиво из кег ─ в декалитрах.

Способы составления Акта списания по крепкому алкоголю зависят от товароучетной программы. В кассе Лайтбокс это реализовано таким образом:

Бармен или другой сотрудник при вскрытии каждой бутылки сканирует марку.
На кассе тут же формируется файл в формате xml, который отправляется в ЕГАИС, где бутылка списывается с учета.

При таком алгоритме не надо где-то записывать информацию с марок или собирать вскрытые бутылки, чтобы потом внести данные в Акт на списание. В кассе Лайтбокс процесс настроен гораздо проще ─ открыли бутылку и тут же списали ее в ЕГАИС. Законодательство не запрещает такой подход.

Акт на списание по пиву наша товароучетная система составляет автоматически ─ подтягивает из онлайн-кассы информацию о продажах.

Обратите внимание на изменение:

С 2021 года отменено ведение Журнала учета розничных продаж алкогольной и спиртосодержащей продукции (Приказ РАР от 04.06.2020 № 183), который многим помогал составлять Акты списания реализованной продукции. Поэтому важно выбрать товароучетную систему, которая автоматизирует документооборот.

Прочее списание

Если обнаружилась недостача бутылки или ее разбили, надо также составить Акт на списание и выбрать одно из оснований: пересортица, недостача, уценка, порча, потери, проверки, арест, производственные потери, иные цели. Для крепкого алкоголя указать марку или марки, для пива ─ штуки (бутылки) или литры.

Отчетность в ФСРАР

Руководители баров, ресторанов, кафе, буфетов обязаны ежеквартально сдавать алкодекларации в электронном виде через сайт ФСРАР. С 2021 года ─ по новой форме 7 вместо формы 11. О подготовке документа читайте в статье «Как заполнить и сдать алкодекларацию?».

Формирование алкогольных деклараций лучше автоматизировать, чем вводить данные вручную в специальных программах. Например, касса Лайтбокс на основании приходных и расходных операций за квартал составляет декларацию по актуальной форме в формате xml. Готовый файл остается только подписать КЭП и отправить в ФСРАР.

Автоматизация бухучета

В общепите остатки алкоголя в бухучете могут не совпадать с данными в ЕГАИС из-за того, что в государственной системе списывается вскрытая бутылка целиком, а в бухучете только проданный объем.

Например, бармен открыл полулитровую бутылку коньяка, в конце смены ее включат в Акт на списание, который проведут в ЕГАИС. А клиентам было продано только 200 мл напитка, значит, в бухучете останется еще 300 мл на остатках.

Получается своего рода «двойной» учет, разницу в котором надо понимать и контролировать. Сложность в том, что напитков много, и проданные объемы у каждого разные. Даже если обязать бармена подводить итоги по каждому виду алкоголя, данных для ввода в программу для бухучета все равно будет много.

Такой рутинный процесс лучше автоматизировать. Например, у товароучетного сервиса от кассы Лайтбокс есть интеграция с 1С, Мое Дело, Контур.Эльба, плюс открытый API для подключения к другим программам, в том числе самописным. Любая продажа, проведенная на кассе, тут же попадает в программу по бухучету и ничего не нужно вводить вручную.

Вернемся к примеру выше: бармен продал всего 200 мл коньяка, но это было 4 порции по 50 мл. Каждую порцию он провел через кассу, в программе по бухучету пройдет списание коньяка четыре раза по 50 мл.

В случае ошибочного списания ─ провели не 50 мл, а 100, будет оформлен чек возврата на 50 мл, эти цифры также попадут в бухучет.

Такие детали делают учет прозрачнее, чем при вводе агрегированных цифр за смену.

Естественно, вся информация о поставках в режиме онлайн также попадает в программу для бухучета, поэтому все движения алкоголя сразу отразятся на балансовых счетах.

Итоги

Общепит относится к розничному звену алкогольного рынка. Но есть и особенности ─ алкоголь можно продавать круглосуточно, но клиенту обязаны передавать только вскрытые бутылки. Кроме этого, для списания открытого алкоголя: и крепкого, и пива ─ в ЕГАИС передают Акт на списание с причиной «реализация».

Чтобы упростить работу с алкоголем в общепите и ввод данных в бухучет, лучше использовать товароучетную программу, например, от кассы Лайтбокс, которая помогает автоматизировать операции прихода, сверки с ЕГАИС, списания, а также сразу передает информацию в программу для бухучета.